ในยุคสมัยแห่งเทคโนโลยีนี้ เจ้าของธุรกิจโรงแรมหลายแห่งคงไม่พลาดที่จะติดตั้งระบบ IT เพื่อช่วยให้การทำงานเป็นไปด้วยความสะดวกและรวดเร็วขึ้น แต่เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ทางเจ้าของธุรกิจโรงแรมจึงควรศึกษาและเลือกระบบที่คิดว่าโรงแรมของเราจำเป็นต้องใช้จริง ๆ ค่ะ
ตอนนี้การนำปรแกรมคอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ตเข้ามาใช้งานกลายเป็นพื้นฐานของธุรกิจโรงแรมเกือบทุกแห่งทั่วโลกไปแล้วค่ะ คุณลองนั่งนึกภาพเปรียบเดูนะคะว่า ถ้าคุณเป็นเจ้าของโรงแรมที่ยังใช้ระบบ manual เขียนเอาว่ามีคนเข้าพักกี่คน จองห้องแบบไหนและมีแพ็คเกจแบบไหนบ้าง พอลูกค้ายกเลิกหรือต้องการเปลี่ยนแปลงการจองห้องพักก็ต้องมานั่งรื้อกันใหม่ว่ารายชื่นี้อยู่ตรงไหน แต่ในขณะเดียวกันที่โรงแรมคู่แข่งใช้ระบบการจองแบบออนไลน์ สามารถคลิกดูได้ทันทีว่าตอนนี้มีห้องที่ว่างอยู่กี่ห้อง เป็นห้องประเภทใดบ้างและบอกวันที่ได้ทันทีว่าวันที่ลูกค้าต้องการจองนั้นห้องไหนยังว่างอยู่บ้าง เพื่อป้องกันการจองเกินจำนวนห้องที่ยังเหลืออยู่ตามจำนวนจริง และหากลูกค้าต้องการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงการจองก็มีข้อมูลบริการลูกค้าได้ทันที แล้วแบบนี้คุณคิดว่าลูกค้าจะเลือกใช้บริการกับโรงแรมไหนค่ะ?
แสดงเนื้อหาเพิ่ม คลิกที่นี่
ถ้าตอนนี้คุณได้คำตอบแล้วว่า ใช้ระบบ IT เข้ามาช่วยบริหารจัดการธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทน่าจะง่ายกว่าและสะดวกในการบริหารจัดการมากกว่า ในบทความนี้ฉันก็มีตัวอย่างการเลือกระบบ IT โรงแรมเพื่อให้เหมาะกับขนาดโรงแรม-รีสอร์ทของคุณ เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกใช้โปรแกรมระบบโรงแรมให้คุ้มค่ามากที่สุดค่ะ
โรงแรมขนาด Size S จำนวนห้องน้อยกว่า 30 ห้อง
แบบ Basic
– PMS
– CM
แบบ Advanced
– PMS
– CM
– POS
โรงแรมขนาด Size M จำนวนห้องระหว่า 30-80 ห้อง
แบบ Basic
– PMS
– POS
– CM
– BOS
แบบ Advanced
– PMS
– CM
– POS
– BOS
– WBE
– Interface
– CRM
โรงแรมขนาด Size L จำนวนห้องพัก 80 ห้องขึ้นไป
แบบ Basic
– PMS
– POS
– WBE
– CM
– BOS
แบบ Advanced
– PMS
– CM
– POS
– BOS
– WBE
– Interface
– CRS
– RMS
– Mobile App
– CRM
หมายเหตุ :
– PMS (Property Management System)
– BOS (Back Office Manager System)
– POS (Point Of Sale)
– CM (Channel Manager)
– WBE (Web Booking Enging)
– CRS (Central Reservation System
– CRM (Customer Relationship Management System
– RMS (Revenue Management System)
สำหรับโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็กที่มีเงินลงทุนอยู่จำกัด และต้องการนำระบบบริหารจัดการโรงแรมเข้ามาใช้ หากจะซื้อแบบระบบใหญ่ฟังชั่นเยอะก็ดูจะเปลืองงบประมาณกันไปเปล่า ๆ คะ ดังนั้นในบทความนี้จึงนำฟังชั่นของระบบโรงแรมที่โรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็กควรมีไว้ใช้งานเพื่อคุ้มค่ากับเงินลงทุนและเหมาะสมกับงบประมาณค่ะ
ระบบการบริหารงานส่วนหน้า(Front Office)
1. Make reservation&ยกเลิกได้ และเมื่อต้องการจองอีกครั้งก็สามารทำการ Recovery ได้เช่นกัน
2. Check in-Check out
3. Update Room Status เพื่อให้สถานะห้องพักเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เช่น สะอาด มีคนพักอยู่ ปิดใช้งาน ฯลฯ
4. สามารถค้นหาห้องว่างได้อย่างรวดเร็ว และแสดงสถานะห้องทุกห้องในภาพรวมได้
5. สามารถบันทึก Guest Profile ใหม่และการดึง Guest Profile จากประวัติ นอกจากจะทำให้รู้ว่าใครเป็นลูกค้าเก่าหรือใหม่แล้ว ยังเอามาใช้ควบคู่ไปกับการทำการตลาดได้อีกด้วย
6. สามารถทำราคา ส่วนลด โปรโมชั่น Voucher ได้
ระบบ Housekeeping
1. สามารถเลือกให้แสดงสถานะห้องเฉพาะที่ต้องการได้ เช่น ห้องสกปรก ห้องสะอาด ห้องที่คนพักอยู่ ห้องที่ปิดใช้งาน เป็นต้น
2. เปลี่ยนสถานะห้องได้ เช่น เมื่อจัดห้องเสร็จแล้วก็เปลี่ยนจาก Dirty Room เป็น Clean Room หรือแจ้งปิดห้องที่ซ่อมได้
ระบบ Cashier
1. สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายลงในแต่ละ Folio ของผู้เข้าพัก ได้ทั้งแบบอัตโนมัติและพนักงานคีย์เอง
2. บันทึกค่ามัดจำแต่ละประเภทได้ เช่น เงินสด บัตรเครดิต เงินโอน และการคืนเงินมัดจำ
3. โอนย้ายรายการค่าใช้จ่ายไปยัง Folio อื่น หรือห้องพักอื่นๆ ได้
4. เก็บประวัติห้องพักที่แขก Check Out ไปแล้วทั้งหมด โดยสามารถกรองได้ จากวันที่ ชื่อผู้เข้าพัก และ Folio และพิมพ์ออกมาได้
5. มีระบบออกใบกำกับภาษี และออกเครดิตโน้ตตามประเภทการชำระเงิน
6. Check Out แขกผู้เข้าพักแบบตรวจสอบยอดเงินก่อน Check-out (Zero Balance)
ระบบ Night Audit
1. ตรวจสอบสถานะห้องพักที่ค้าง Check-in Check-out
2. ตรวจสอบค่าห้องพัก อาหารเช้า ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ก่อนการบันทึกอัตโนมัติ (Auto Post)
3. ระบบ Back up ข้อมูลอัตโนมัติก่อนและหลัง Close Day
4. บันทึกค่าห้อง ค่าอาหาร ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เข้า Folio ของแขกผู้เข้าพักแต่ละห้องโดยอัตโนมัติ
5. สามารถดูบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดจากกระบวนการ Close Day
ระบบ Security
1. กำหนดผังองค์กร และตำแหน่งงาน
2. สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานตามตำแหน่งความรับผิดชอบ
3. การควบคุมสิทธิอย่างละเอียดทั้งระบบ menu และปุ่มคำสั่งการทำงาน
4. อนุญาตให้ผู้ใช้งานเปลี่ยนรหัสผ่านได้ด้วยตัวเองตลอดเวลา
ระบบ Manager
1. สามารถตั้งราคาขายห้องได้ทั้งตาม Market Segment ตามฤดูกาล หรือแบบ Promotion
2. สามารถจำแนก Contract ประเภทต่างๆ ได้ เช่น Corporate, Agent, OTA, Airline
3. สแกนนามบัตร และบันทึกเข้าระบบได้
4. กำหนด Contract Rate และ Allotment ให้กับ Contract นั้นๆ ได้ตลอดปี
5. สามารถดึง Contract Rate และรายละเอียดไปบันทึกการจองห้องได้
6.) เก็บประวัติห้องพัก อัตราค่าห้องพัก และค่าใช้จ่ายต่างๆ ในแต่ละครั้งของการเข้าพัก เพื่อให้บริการลูกค้ารายเดิมได้ดีขึ้น
ระบบ Reports
โรงแรมบางแห่งอาจต้องการ Report นอกเหนือจากนี้ก็ได้นะคะ
1.Reservation Booked
2. Expected Arrival, Expect In house, Expected Departure
3. Housekeeping Room Status
4. Guest Day Use
5. Guest in House by Birthday
6. Guest in House Statistics
7. Summary Guest in House
8. Ror Ror 4(รร.4) Report
9. Hotel Posting Journal
10. Guest Folio Balance
11. City Ledger
12. Meal Coupons
*** ข้อมูลจาก https://smartfinder.asia/
ข้อมูลในบทความที่นำมาแบ่งปันนี้ หวังว่าจะเป็นแนวทางให้กับท่านเจ้าของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทที่กำลังตัดสินใจเลือกโปรแกรมระบบบริหารจัดการโรงแรมนะคะ แต่ไม่จำเป็นต้องทำตามทั้งหมดนี้นะคะเพราะโรงแรม-รีสอร์ทบางแห่งอาจต้องการระบบหลายตัวเพื่อรองรับการทำงานที่ซับซ้อนและสอดคล้องกับธุรกิจของตัวเองค่ะ
“เราเชื่อว่าการแบ่งปันความรู้ คือพลังที่ยิ่งใหญ่”
ขอให้ทุกท่านจงสร้างธุรกิจโรงแรมที่ดี มีคุณภาพเพื่อช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์การท่องเที่ยวให้กับประเทศไทยของเรา
เพื่อแบ่งปันความรู้ ประสบการณ์ และแรงบันดาลใจ ฝากกดไลค์ กดแชร์ และบอกต่อด้วยนะคะ
มาร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับหลักสูตร เจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก ใคร ๆ ก็เป็นได้
คอร์สอบรมที่ช่วยให้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมได้ ภายใน 2 วัน
หนังสือที่คนอยากทำธุรกิจโรงแรมต้องอ่าน!!!
 |
 |
 |
 |
มาเป็นเพื่อนกับเราทางไลน์!!!
ถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารและบทความดีๆ
