สมุดบัญชีประเภทต่าง ๆ ที่ใช้การบันทึกบัญชีด้วยมืออาจฟังดูแล้วล้าหลังไปบ้างนะคะ เพราะในปัจจุบันนี้ธุรกิจโรงแรมโดยส่วนใหญ่ก็ได้ใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปเข้ามาช่วยทำงานกันบ้างแล้ว แต่ก่อนที่คุณจะใช้งานโปรแกรมบัญชีเป็น คุณก็ต้องรู้จักและทำความเข้าใจหลักการบันทึกบัญชีด้วยมือเบื้องต้นมาก่อนค่ะ แต่ถ้าคุณไม่มีความรู้พื้นฐานด้านบัญชีเลย ในบทความนี้ฉันมีความรู้เรื่องบัญชีเบื้องต้นมาแบ่งปันให้กับคุณค่ะ
แสดงเนื้อหาเพิ่ม คลิกที่นี่
ฉันเชื่อว่าคนธรรมดาก็สามารถเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนและมีความสุขได้ ด้วยสูตร (ความรู้ + แรงบันดาลใจ + ความรัก) x ความสุข เพราะความสุข คือสิ่งที่มนุษย์ต้องการมากที่สุด มันมีพลังที่จะช่วยคุณขับเคลื่อนทุกอย่างไปสู่ความสำเร็จตามที่ใจปรารถนา และสูตรนี้คือการแบ่งปันความรู้สำหรับคนที่อยากสร้างธุรกิจโรงแรมของตนเองให้ประสบความสำเร็จตามแนวทางของ A-LISA.NET
การบันทึกบัญชี (Accounting Record)
ในวิชาการบัญชีนั้นเรียกว่า Post ดังนั้น Accounting Post จึงหมายถึงการบันทึกรายการต่าง ๆ ทางบัญชี หรือการปรับปรุงรายการต่าง ๆ ทางบัญชีด้วยชื่อบัญชีที่ถูกต้อง พร้อมจำนวนเงินที่เป็น เดบิต(Debit) ที่เท่ากับด้านเครดิต (Credit) ในธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทนั้นมีสมุดบัญชีเพื่อบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง ดังนี้ค่ะ
- สมุดรายวันขาย และรายวันรับ (Daily Sales & Cash Receive Book)
- สมุดรายวันซื้อ (Daily Purchase Book)
- สมุดรายวันจ่าย (Payment Voucher Book)
- สมุดรายวันทั่วไป (General Journal Book)
- สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger Book)
สมุดบัญชีทั้ง 5 เล่มนี้ ใน 4 เล่มแรกนั้นจัดว่าเป็นสมุดบัญชีขั้นต้น โดยเจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีของโรงแรม-รีสอร์ทจะทำการบันทึกรายการบัญชีเป็นรายวันผ่านสมุดบัญชีที่เรียกว่า “สมุดบัญชี 24 ช่อง” (ไม่สามารถหาตัวอย่างมาให้ดูได้เลยค่ะเพราะเลิกใช้มานานมากแล้ว) ซึ่งวิธีการนี้ได้ถือปฏิบัติสืบทอดกันมาตั้งแต่ยังไม่มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยงาน และเมื่อทำการบันทึกบัญชีครบ 1 เดือนแล้ว ทุก ๆ บัญชีที่ถูกบันทึกในสมุดบัญชี 24 ช่องจะถูกนำไปบันทึกลงในสมุดบัญชีแยกประเภท กระบวนการดังกล่าวนี้ คือการบันทึกบัญชีด้วยมือ
สมุดรายวันขายและรายวันรับ (Daily Sales & Cash Receive Book)
หากเป็นวิธีบันทึกด้วยมือจะแยกเป็น 2 เล่ม ได้แก่สมุดรายวันขาย และสมุดรายวันรับ เพราะเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานคนละส่วนแยกจากกัน ผู้ตรวจสอบรายได้จะเป็นผู้บันทึกบัญชีรายได้จากการขายรายวันลงในสมุดรายวันขาย และผู้จัดทำบัญชีลูกหนี้จะเป็นผู้บันทึกรายการบัญชีลูกหนี้ในสมุดรายวันรับ แต่ในปัจจุบันเมื่อนำโปรแกรม PMS มาใช้งาน ระบบดังกล่าวนี้จะรวมระบบบัญชีลูกหนี้และเงินสดอยู่ด้วยกัน ดังนั้นการทำงานของฝ่ายบัญชีลูกหนี้จึงนำมารวมไว้ในรายงานสรุปรายได้ประจำวันได้ จึงทำการรวมสมุดบัญชีทั้งสองเข้าด้วยกัน
สมุดรายวันซื้อ (Daily Purchase Book)
ใช้สำหรับบันทึกรายการซื้อของ ซื้อสินค้าเข้าโรงแรม-รีสอร์ททุกประเภทและทุกชนิด เหมารวมตั้งแต่การซื้อทรัพย์สินต่าง ๆ ซื้อสินค้าอุปโภคบริโภค ของใช้สิ้นเปลือง รวมถึงการซื้อสินค้าที่เป็นต้นทุนการขาย ผู้ทำหน้าที่บันทึกสมุดรายวันซื้อได้แก่ ผู้จัดทำบัญชีเจ้าหนี้ โดยใช้สมุดบัญชี 24 ช่อง บันทึกผ่านเอกสารที่เรียกว่า ทะเบียนใบสำคัญจ่าย (Voucher Payable) หรือเรียกสั้น ๆ ว่า ใบสำคัญจ่าย ลงรายละเอียดของการซื้อ แยกประเภทชื่อบัญชี บันทึกจำนวนเงินเดบิตและเครดิต พร้อมแนบเอกสารประกอบการบันทึก ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) และใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ก่อนทำการบันทึกลงในสมุดรายวันซื้อ ผู้จัดทำบัญชีเจ้าหนี้จะส่งใบสำคัญจ่ายมายังสมุห์บัญชีเพื่อตรวจสอบรายการบันทึกบัญชีตามใบแจ้งหนี้ว่าถูกต้องตามรหัสบัญชีและรหัสแผนกหรือไม่ หากพบว่าไม่ถูกต้อง จะต้องทำการแก้ไขและลงนามผู้ตรวจเช็ค เพื่อให้ผู้จัดทำบัญชีเจ้าหนี้นำไปบันทึกบัญชีต่อไป ปัจจุบันเมื่อนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบบัญชี Back Office มาใช้ ได้แก่ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ การบันทึกนี้ให้ป้อนข้อมูลผ่าน Journal Purchasing Book ได้เลยโดยไม่ต้องใช้ใบสำคัญจ่ายที่ทำด้วยมือ จากนั้นระบบจะพิมพ์รายการบัญชีที่บันทึกรหัสบัญชีและรหัสแผนกพร้อมจำนวนเงินเดบิตและเครดิตออกมาให้
สมุดรายวันจ่าย (Payment Voucher Book)
เป็นสมุดบัญชีสำหรับบันทึกรายการจ่ายเช็คชำระเจ้าหนี้ทั้งหลายที่ผ่านการบันทึกใบสำคัญจ่ายเรียบร้อยแล้ว (หมายถึงการตั้งหนี้แล้วนั่นเอง) สมุดรายวันจ่ายนี้มีชื่อเรียกอีกอย่างว่า “สมุดจ่ายเช็ค” มีผู้จัดทำบัญชีเจ้าหนี้เป็นผู้รับผิดชอบ โดยนำใบสำคัญจ่ายที่เจ้าหนี้รายตัวที่กำลังจะถึงกำหนดชำระมาดำเนินการจัดทำเช็คธนาคารสั่งจ่ายชื่อเจ้าหนี้นั้น ๆ ด้วยจำนวนเงินตามใบแจ้งหนี้ ที่ถูกบันทึกผ่านใบสำคัญจ่าย จากนั้นผู้จัดทำบัญชีเจ้าหนี้จะจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่ายเช็คเป็นใบปะหน้าประกอบด้วยรายละเอียดของรายการสั่งซื้อสินค้าที่ปรากฎในใบสำคัญจ่าย เพื่อนำเสนอผู้ตรวจสอบและผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่าย ส่วนในปัจจุบันที่ใช้ระบบบัญชีเจ้าหนี้ เพียงเลือกชื่อเจ้าหนี้ที่ต้องการ จากนั้นเลือกทำรายการใบแจ้งหนี้หรือใบสำคัญจ่ายที่ต้องการจ่ายชำระ เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วระบบจะทำการพิมพ์เอกสารใบสำคัญจ่ายเช็คให้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาเขียนด้วยมือ
*** ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้เป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าบริการ และผู้จ่ายเป็นนิติบุคคล กรมสรรพากรกำหนดให้มีการหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายตามมาตรา 3 เตรส แห่งประมวลรัษฎากร ในอัตราร้อยละที่ขึ้นอยู่กับประเภทของค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าบริการนั้น ๆ
สมุดรายวันทั่วไป (General Journal Book)
การบันทึกรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละแผนกนั้น จะมีการปรับปรุงทางการบัญชีตามความเป็นจริงของการดำเนินงานและถูกบันทึกผ่านสมุดบัญชี เรียกว่า สมุดรายวันทั่วไป การบันทึกบัญชีรายการปรับปรุงในสมุดรายวันนี้เป็นสิ่งที่ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีและเจ้าของกิจการต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะทุก ๆ รายการบัญชีมีผลกับการแสดงตัวเลขในงบแสดงฐานะทางการเงินของธุรกิจ ดังนั้นจึงต้องจัดทำรายการปรับปรุงบัญชีอย่างรอบคอบระมัดระวังในเรื่องความถูกต้องที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกด้วยมือหรือทำผ่านโปรแกรมระบบบัญชี Back Office โดยกำหนดให้มีแบบฟอร์มการทำรายการปรับปรุงที่เรียกว่า “ใบสำคัญรายการปรับปรุงบัญชี” แล้วให้ผู้เกี่ยวข้องที่จะต้องทำการปรับปรุงเป็นผู้จัดทำและส่งให้สมุห์บัญชีและผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งในขั้นตอนสุดท้าย ก่อนนำรายการปรับปรุงนี้ไปบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป เมื่อบันทึกรายการบัญชีเสร็จยอดรวมของเดบิตจะต้องเท่ากับยอดรวมด้านเครดิต หลังจากที่ได้ตรวจสอบข้อมูลอย่างถูกต้องแล้วผู้จัดทำรายการปรับปรุงบัญชีจึงจะทำการบันทึกรายการต่าง ๆ ไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทต่อไป
สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger Book)
ทุกครั้งที่มีรายการค้าต่าง ๆ เกิดขึ้น จะมีผลทำให้สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ เปลี่ยนแปลงซึ่งมีผลทำให้ฐานะทางการเงินของกิจการ เปลี่ยนแปลงไปด้วย ถ้ากิจการจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งก็จะไม่สะดวกและเสียเวลา ดังนั้นกิจการจะบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไปก่อน จากนั้นก็จะจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทตามหลักบัญชีคู่ ทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลมาจัดทำงบการเงิน รายงานทางการเงินได้สะดวกและรวดเร็ว ดังนั้นจึงสรุปความสำคัญของบัญชีแยกประเภท ดังนี้ค่ะ
1.จำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่
2.ค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย
3.ไม่ต้องจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น
4.สะดวกในการหายอดคงเหลือและจัดทำงบและรายงานต่าง ๆ เช่น งบทดลอง กระดาษทำการ เป็นต้น
5.ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร เป็นต้น บัญชีแยกประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ เป็นต้น บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชีทุน บัญชีรายได้ (Income) บัญชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว
ในกรณีที่บันทึกบัญชีด้วยมือนั้น ณ วันสิ้นงวดบัญชีในเดือนหนึ่ง ๆ เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินและบัญชีจะทำการสรุปรายการบัญชีที่มีการบันทึกในสมุดบัญชีแต่ละเล่มว่ามีชื่อบัญชี(รายบัญชี)อะไรบ้าง แต่ละชื่อบัญชีรวมยอดเงินทั้งเดือนด้านเดบิตเป็นจำนวนเงินเท่าไร และด้านเครดิตมีชื่อบัญชีอะไรบ้าง (ยอดรวมด้านเดบิตต้องเท่ากับยอดรวมด้านเครดิต) จากนั้นนำรายการบัญชีที่สรุปนี้มาบันทึกลงในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปของแต่ละรหัสบัญชีและแต่ละรหัสแผนกเป็นอันเสร็จสิ้น ส่วนในกรณีที่นำระบบบัญชี Back Office มาช่วย ระบบจะข้ามขั้นตอนการสรุปรายการบัญชีของแต่ละสมุดบัญชี การบันทึกรายการบัญชีผ่านสมุดรายวันทั่วไปที่ถูกต้องแล้วนั้น ระบบจะส่งผ่านรายการทั้งหมดเข้าสู่บัญชีแยกประเภททั่วไปให้ทันทีเมื่อทำการ Update or Post
สมุดบัญชีประเภทต่าง ๆ ที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ที่ฉันนำมาแบ่งปันให้กับคุณทั้งหมดนี้ ถ้าคุณไม่มีพื้นฐานทางด้านบัญชีมาก่อนเลย ฉันก็หวังว่าเนื้อหาในบทความนี้ คงพอจะช่วยคุณมองภาพรวมและเข้าใจพื้นฐานทางบัญชีเบื้องต้นได้บ้างนะคะ เพราะถึงแม้ว่าในตอนนี้คุณจะนำโปรแกรมระบบบัญชีเข้ามาช่วยงานแล้ว แต่มันก็จำเป็นมากที่คุณจะต้องมีความรู้พื้นฐานในเรื่องของสมุดบัญชีประเภทต่าง ๆ เสียก่อนค่ะ เพื่อที่คุณนั้นจะได้ทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ และสามารถนำข้อมูลบัญชีเหล่านี้ไปบริหารทรัพย์สินและวางแผนภาษีให้กับธุรกิจของคุณได้ในอนาคตค่ะ
ถ้าคุณอยากประสบความสำเร็จ คุณต้องทำสิ่งที่คุณรักด้วยความสุขนะคะ
“คุณสามารถเปลี่ยนตัวเองจากคนธรรมดาให้กลายเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จได้ แค่เพียงมีความรู้ มีแรงบันดาลใจ และมีความสุข ฉันอยู่ที่นี่เพื่อจะแบ่งปันสิ่งเหล่านี้ให้กับคุณค่ะ”
มาร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับหลักสูตร เจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก ใคร ๆ ก็เป็นได้
คอร์สอบรมที่ช่วยให้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมได้ ภายใน 2 วัน
หนังสือที่คนอยากทำธุรกิจโรงแรมต้องอ่าน!!!
 |
 |
 |
 |
มาเป็นเพื่อนกับเราทางไลน์!!!
ถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารและบทความดีๆ
