ธุรกิจโรงแรม ต้องเปิดดำเนินงานเพื่อให้บริการกับลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง จึงทำให้มีรายได้เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา ในฐานะที่คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมจึงจำเป็นมากค่ะ ที่คุณจะต้องรู้จัก รายงานสรุปรายได้ประจำวันของธุรกิจโรงแรมหรือรีสอร์ท เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาบริหารจัดการเรื่องการจองห้องพักของลูกค้าและรู้จักแหล่งที่มาของรายได้ที่เข้า-ออกในแต่ละวันของธุรกิจเพื่อนำมาบริหารจัดการเรื่องบัญชีโรงแรมค่ะ
คลิกอ่านต่อ ที่นี่
ฉันเชื่อว่าคนธรรมดาก็สามารถเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนและมีความสุขได้ ด้วยสูตร (ความรู้ + แรงบันดาลใจ + ความรัก) x ความสุข เพราะความสุข คือสิ่งที่มนุษย์ต้องการมากที่สุด มันมีพลังที่จะช่วยคุณขับเคลื่อนทุกอย่างไปสู่ความสำเร็จตามที่ใจปรารถนา และสูตรนี้คือการแบ่งปันความรู้สำหรับคนที่อยากสร้างธุรกิจโรงแรมของตนเองให้ประสบความสำเร็จตามแนวทางของ A-LISA.NET
จากบทความก่อนหน้าที่ได้เน้นย้ำเรื่องเวลาใน 1 วันทำการของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ให้คุณได้มองเห็นภาพอย่างชัดเจนไปแล้วนะคะ ว่าในรอบวันทำการของธุรกิจโรงแรมนั้นจะเริ่มนับเวลาตั้งแต่ 07.00 น.ของวันนี้ จนไปสิ้นสุดที่เวลา 07.00 น. ของวันถัดไป ดังนั้น เจ้าของธุรกิจโรงแรมจึงต้องยึดเวลาดังกล่าวนี้ เป็นบรรทัดฐานที่เข้าใจตรงกันสำหรับการดำเนินงานของแต่ละแผนกที่ต้องรับผิดชอบในการจัดทำรายได้ต่าง ๆ
รายได้ต่าง ๆ ของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน จะถูกรวบรวมโดยฝ่ายหรือแผนกต่าง ๆ แล้วส่งมายังพนักงานต้อนรับส่วนหน้า (Front Office) โดยทั่วไปจะส่งภายในเวลา 01.00 น. ของทุกวัน จากนั้นเจ้าหน้าที่ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำหรือพนักงานต้อนรับรอบดึกจะเป็นผู้ตรวจสอบความถูกต้องของรายได้ทั้งหลายของวันนั้น รวมถึงยอดเงินในการรับชำระเป็นเงินสด (Cash Payment) บัตรเครดิต (Credit Payment) บัญชีแขกพัก (Guest Folio) และทำการปรับปรุงแก้ไข (Correction) ทันทีหากพบว่าไม่ถูกต้อง (อ่านเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารใบสำคัญกำกับรายได้ของโรงแรม-รีสอร์ท คลิกที่นี่)
เมื่อตรวจสอบข้อมูลจนถูกต้องสมบูรณ์แล้วจึงทำการปิดรอบวันทำการของวันนั้น (Day End) ให้เสร็จก่อนเวลา 07.00 น. เพื่อให้รายได้ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นใหม่เป็นรายได้ของวันใหม่ต่อไป
สำหรับรายงานสรุปรายได้ประจำวันนี้ ถ้าหากธุรกิจโรงแรม–รีสอร์ท นำระบบโปรแกรม PMS เข้ามาใช้งาน ก็จะช่วยให้สะดวกและประหยัดเวลามากขึ้น (ระบบโปรแกรม PMS คืออะไร คลิกที่นี่)
เมื่อเจ้าหน้าที่ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำหรือพนักงานต้อนรับรอบดึกทำการปิดรอบวันทำการ (Day End) แล้วระบบจะสามารถพิมพ์สรุปรายงานรายได้ต่าง ๆ ได้ทันที โดยรายงานสรุปรายได้ประจำวันจะถูกส่งไปให้ฝ่ายการเงินและบัญชีดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ก่อนนำเสนอต่อฝ่ายบริหารของโรงแรมทุก ๆ เช้าของแต่ละวัน โดยทั่วไปไม่เกินเวลา 09.00 น. หรือขึ้นอยู่กับนโยบายของโรงแรม-รีสอร์ทแห่งนั้น
รายงานสรุปรายได้ประจำวันของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท
ซึ่งสั่งพิมพ์ได้จากระบบโปรแกรม PMS ได้แก่
1.รายงานจัดการห้องพัก (Manager Report) เป็นรายงานมาตรฐานที่ใช้กันทั่วทุกโรงแรม-รีสอร์ท เป็นรายงานที่ผู้บริหารจะต้องดูเป็นอันดับแรก กล่าวถึงสรุปการขายห้องพักของโรงแรม-รีสอร์ท โดยมีรายละเอียด ณ วันนี้มียอดขายห้องพักจำนวนเท่าไร (Rooms Sold) ข้อมูลเชิงสถิติ (Statistics) คิดเป็นอัตราร้อยละเท่าไรในวันนี้ (Current Day)ยอดสะสมทั้งเดือนเป็นเท่าไร (Month To Date) ยอดสะสมทั้งปีเป็นเท่าไร (Year To Date) และมีการเปรียบเทียบกับยอดขาย ณ วันนี้ของปีที่แล้ว (Last Year Current Date) ยอดสะสมทั้งเดินของปีที่แล้ว (Last Year Mont To Date) และยอดสะสมทั้งปีของปีที่แล้ว (Last Year Year To Date) รายงานนี้จะทำให้ผู้บริหารทราบว่าในเดือนหนึ่ง ๆ จำนวนการขายห้องพักพร้อมยอดเงินรายได้ค่าห้องพักเป็นจำนวนเงินเท่าไร อยู่ในเกณฑ์มาตรฐานของโรงแรม-รีสอร์ทหรือไม่ เพื่อใช้เป็นข้อมูลวิเคราะห์และพัฒนาปรับปรุงการขายห้องพักต่อไป
2.รายงานงบทดลองบัญชีแขกพัก (Trial Balance) เนื้อหาของรายงานนี้กล่าวถึงรายได้ต่าง ๆ ของโรงแรม-รีสอร์ทที่ถูกบันทึกลงในบัญชีแขกพัก (Guest Folio) ของแต่ละห้อง และสรุปยอดรวมจำนวนเงินแสดงออกมาเป็นรายละเอียดต่าง ๆ ของวันนั้น
*** หมายเหตุ บัญชีแขกพัก หรือ Guest Folio เป็นบัญชีที่เปิดขึ้นมารองรับการบันทึกรายการใช้จ่ายของแขกซึ่งก็คือรายได้ของโรงแรม-รีสอร์ททั้งหมดนั่นเองอีกความหมายคือ เป็นบัญชีลูกหนี้รายตัวขณะเมื่อแขกพักยังคงพักอยู่ หรือเรียกอีกอย่างว่าบัญชีแยกประเภทแขกพัก
รายงานงบทดลองบัญชีแขกพัก (Trial Balance)
มียอดเงินต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อแบ่งเป็น 3 ประเภทด้วยกัน ได้แก่
1.บัญชีแยกประเภทแขกพัก (Guest Ledger or Hotel Guest)
2.บัญชีลูกหนี้การค้า (City Ledger or Accounts Receivable)
*** หมายเหตุ City Ledger เป็นศัพท์เฉพาะของโรงแรม-รีสอร์ท หมายถึงลูกหนี้การค้า (Accounts Receivable)
3.บัญชีเงินมัดจำค่าห้องพัก (Deposit Ledger)
ก่อนนำระบบ PMS เข้ามาใช้งาน โรงแรม-รีสอร์ทจะต้องกำหนดหมายเลขห้องพักเป็นการแน่นอนเสียก่อน พร้อมทั้งกำหนดประเภทของห้องพักนั้น ๆ ว่าเป็นห้องอย่างไร เช่น เตียงเดี่ยว เตียงคู่ ห้องสูท หรือห้องพิเศษต่าง ๆ เช่น ห้องเมาท์เทนวิว ห้องซีวิว รวมถึงกำหนดราคาห้องพักประเภทต่าง ๆ ให้เรียบร้อยว่าจะขายห้องในราคาวันละเท่าไร และข้อกำหนดอื่น ๆ ตามที่โรงแรม-รีสอร์ทมีความต้องการ เมื่อกำหนดเสร็จแล้วจึงทำการเปิดระบบเริ่มใช้งานจริงในการขายหรือเริ่มป้อนข้อมูลการจองห้องพักล่วงหน้าของแขก การรับเงินมัดจำล่วงหน้า การยืนยันการจองห้องพัก และกำหนดวันเข้าพัก (Check In) บริการต่าง ๆ ที่แขกใช้ในระหว่างเข้าพักจนถึงวันแจ้งออก (Check Out) ด้วยการจ่ายชำระเป็นเงินสด บัตรเครดิต หรือเป็นบัญชีลูกหนี้การค้า ซึ่งระบบจะส่งผ่านข้อมูลไปยังระบบบัญชีลูกหนี้ซึ่งก็อยู่ในระบบ PMS เช่นเดียวกัน
3.รายงานการบันทึกรายวันตามรหัสแผนก (Journal By Department Code) รายงานนี้จะแสดงการบันทึกประจำวันของรายการต่าง ๆ ทั้งหมดอย่างละเอียดไม่ว่าจะเป็นรายได้หรือไม่ใช่รายได้ รายงานนี้ฝ่ายการเงินและบัญชีจะใช้ในการตรวจสอบรายได้ทั้งหลายของแต่ละวันว่าครบถ้วนหรือไม่ ระบบ PMS จะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดทำรายงานนี้โดยจะพิมพ์จัดเรียงลำดับตามรหัสแผนกทั้งหมด
รหัสแผนกนี้ ฝ่ายบัญชีและการเงินจะเป็นผู้กำหนดหมายเลขในระบบ PMS โดยจัดประเภทหมวดหมู่ให้เรียบร้อยก่อนโรงแรม-รีสอร์ทเปิดดำเนินกิจการ รหัสดังกล่าวนี้หากเปิดการทำงานระบบ PMS แล้วไม่สามารถที่จะเปลี่ยนแปลงได้อีก ระบบจะเก็บสะสมข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นการบันทึกและทุก ๆรายงานที่เกี่ยวข้องจะยึดถือรหัสเหล่านี้อ้างอิงเหมือนกันทุกรายงาน
***ข้อมูลเพิ่มเติม วิธีการคิดราคาค่าห้องพักที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายต้อนรับของโรงแรม-รีสอร์ทแจ้งกับแขก มีด้วยกัน 2 แบบ ได้แก่
- อัตราค่าห้องพักต่อวันราคาสุทธิ (Net Price) เช่น ราคาวันละ 2,500 บาท ราคานี้รวมเงินค่าบริการ (Service Charge) ร้อยละ 10 และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ร้อยละ 7 ไว้เรียบร้อยแล้ว
- อัตราค่าห้องพักต่อวันราคา 2,124++ (สองพันหนึ่งร้อยยี่สิบสี่บาท บวก บวก) การแจ้งราคาห้องพักเช่นนี้เป็นศัพท์เฉพาะของโรงแรม-รีสอร์ท บวกแรก หมายถึง เงินค่าบริการ (Service Charge)ร้อยละ 10 บวกที่สอง หมายถึง ภาษีมูลค่าเพิ่ม ร้อยละ 7 อัตราค่าห้องพักต่อวันราคาสุทธิจะได้เท่ากับ 2,500 บาท โดยมีวิธีคิดดังนี้
ค่าห้องพัก (Room Charge) 2,124.00 บาท
เงินค่าบริการ (Service Charge) 212.40 บาท
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) 163.60 บาท
รวมค่าห้องพัก 1 คือ 2,500.00 บาท
*** หมายเหตุ เงินค่าบริการ (Service Charge) เป็นเงินที่โรงแรม-รีสอร์ท คิดจากแขกผู้พักจากจำนวนรายได้ต่าง ๆ ยกเว้นค่าอาหารว่างและเครื่องดื่มในห้องพักแขก (Minibar) กรมสรรพากรถือว่าเป็นรายได้ จึงให้จัดเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากเงินค่าบริการด้วย
4.รายงานการชำระหนี้ (Payment Report) รายงานนี้เป็นการสรุปยอดเงินการจ่ายชำระของแขกผู้พักและแขกที่เข้ามาใช้บริการสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหลายที่โรงแรม-รีสอร์ทจัดไว้ให้ การจ่ายชำระหนี้แบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน ได้แก่ การจ่ายชำระหนี้จากแขกในงานบริหารส่วนหน้าและการจ่ายขำระจากบริษัทที่เป็นลุกหนี้การค้าของโรงแรม-รีสอร์ท
5.รายงานสรุปการับเงินของพนักงานเก็บเงิน (Cashier Summary) เป็นรายงานสรุปการรับชำระเงินของพนักงานเก็บเงิน (Cashier) ของแต่ละคนในวันทำการหนึ่ง ๆ แต่ละรอบเวลาทำการ โดยจัดลำดับตามรายชื่อพนักงานที่ทำหน้าที่รับเงิน ระบุเวลาในการรับชำระจากแขกผู้พักและจากบัญชีลูกหน้าบริษัท แยกประเภทการรับชำระ ได้แก่
- Cash เงินสด
- Cheque เช็คธนาคาร
- Bank Transfer เงินโอนธนาคาร
- Currency รับชำระเป็นเงินตราต่างประเทศ (เทียบเท่าเงินบาทเป็นเท่าไร)
- Credit Card บัตรเครดิต
- City Ledger บัญชีลูกหนี้การค้า
- Difference ผลต่างกรณีมีจำนวนเงินรับที่ขาดหรือเกิน
รายงานสรุปการรับเงินของพนักงานเก็บเงินนี้ ผู้ดูแลเงินสดหรือแคชเชียร์ใหญ่ (General Cashier) ใช้เป็นเครื่องมือในการตรวจสอบความถูกต้องเมื่อรับเงินสดจากการส่งมอบของพนักงานเก็บเงินแต่ละคน
รายงานสรุปรายได้ประจำวันโดยผู้ตรวจสอบรายได้
รายงานเบื้องต้นทั้ง 5 รายการที่กล่าวมา ผู้ตรวจสอบรายได้ของฝ่ายการเงินและบัญชีจะต้องได้รับทุก ๆ เช้าของวันทำงาน จากนั้นก็นำมาตรวจสอบความถูกต้อง หากพบว่าไม่ถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์ก็จะทำการแก้ไข้ให้ถูกต้องและรายงานต่อหัวหน้าฝ่ายการเงินและบัญชี เพื่อประสานงานกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายต้อนรับเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง และบันทึกลงในบัญชีแขกพัก (Guest Folio) ผ่านระบบ PMS โดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายต้อนรับอย่างเร่งด่วนในกรณีที่แขกยังคงพักอยู่ที่โรงแรม-รีสอร์ท ส่วนความผิดพลาดที่ตรวจพบในกรณีที่แขกได้แจ้งออก (Check Out) ไปแล้ว ก็ให้ดำเนินการต่อไปตามนโยบายของโรงแรม-รีสอร์ท
ผู้ตรวจสอบรายได้ เมื่อทำการตรวจสอบความถูกต้องแล้วจะเป็นผู้จัดทำรายงานสรุปรายได้ประจำวัน เรียกว่า Daisy Revenue Report หรือบางแห่งเรียกว่า Early Bird Report ซึ่งรูปแบบรายงานสรุปรายได้ประจำวันของโรงแรม-รีสอร์ทแต่ละแห่งจะแตกต่างกันไปตามความต้องการของฝ่ายบริหาร
สำหรับรายการในแบบรายงานสรุปรายได้ประจำวัน จะแบ่งออกเป็น 5 ส่วน ได้แก่
- ค่าสถิติห้องพักที่ขายได้ในวันนี้
- จำนวนเงินรายได้จากการขายห้องพัก แยกประเภทตามช่องทางธุรกิจตามที่ฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดของโรงแรม-รีสอร์ทเป็นผู้ดูแล ได้แก่
- Travel Agent ได้แก่ ลูกค้าประเภทบริษัทจัดหาแขกท่องเที่ยว
- Government ได้แก่ ลูกค้าส่วนงานราชการ
- Direct Reservation ได้แก่ ลูกค้าทั่วไปที่ติดต่อจองห้องพักโดยตรงกับโรงแรม-รีสอร์ท
- Walk In ได้แก่ ลูกค้าที่ไม่ได้จองล่วงหน้า
- Complimentary & House Use ได้แก่ ลูกค้าของโรงแรม-รีสอร์ทที่จัดให้พักฟรี และเจ้าหน้าที่หรือพนักงานให้พักฟรี
*** หมายเหตุ Complimentary คือบุคคลภายนอกที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับโรงแรม-รีสอร์ท เข้ามาใช้ห้องพักฟรี ส่วน House Use คือ เจ้าของหรือพนักงานของโรงแรม-รีสอร์ทเป็นผู้เข้าพักฟรี ทั้งสองประเภทนี้ไม่คิดมูลค่าเป็นรายได้ ฉะนั้นต้องทำความเข้าใจกับพนักงานฝ่ายต้อนรับกับฝ่ายการเงินและบัญชี
- รายได้ของค่าอาหารและเครื่องดื่ม แยกตามห้องอาหารต่าง ๆ ที่โรงแรม-รีสอร์ทเปิดให้บริการ รวมถึงรายได้อื่น ๆ ของห้องอาหารที่ไม่ใช่ค่าอาหารและเครื่องดื่มด้วย
- รายได้อื่น ๆ นอกเหนือจากรายได้ค่าห้องพัก ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ซึ่งศัพท์โรงแรม-รีสอร์ทเรียกว่า Other Operating Department
- รายละเอียดแสดงรายได้ประเภทอาหารและเครื่องดื่ม รอบการใช้บริการของแขกในแต่ละห้องอาหารว่ามียอดรายได้จำนวนเท่าไร และจำนวนแขกที่ใช้บริการในห้องอาหารนั้น ๆ ศัพท์โรงแรม-รีสอร์ทเรียกว่า Cover และยอดรายได้ค่าอาหารและเครื่องดื่มถัวเฉลี่ยต่อคนเรียกว่า /Cover
ข้อมูลที่นำมาแบ่งปันนี้เป็นเนื้อหาของ รายงานสรุปรายได้ประจำวันของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท แบบคร่าว ๆ ที่คุณสามารถสั่งปรินซ์ได้จากระบบโปรแกรม PMS เพื่อที่คุณจะได้มองภาพออกค่ะ ว่าคุณนั้นจะต้องรู้จักรายงานตัวไหนบ้างเพื่อรับรู้แหล่งที่มาของรายได้ในแต่ละวันจากการเข้าพักของลูกค้าที่เข้ามาพักในโรงแรม และนำข้อมูลที่ได้รับจากรายงานมาเป็นข้อมูลในการบริหารกิจการของคุณต่อไป และข้อมูลจากรายงานสรุปรายได้ประจำวันนี้ก็จะนำไปใช้ประกอบการบันทึกบัญชีลงในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งจะนำมาเขียนให้อ่านกันต่อในบทความถัดไปนะคะ
ถ้าคุณอยากประสบความสำเร็จ คุณต้องทำสิ่งที่คุณรักด้วยความสุขนะคะ
“คุณสามารถเปลี่ยนตัวเองจากคนธรรมดาให้กลายเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จได้ แค่เพียงมีความรู้ มีแรงบันดาลใจ และมีความสุข ฉันอยู่ที่นี่เพื่อจะแบ่งปันสิ่งเหล่านี้ให้กับคุณค่ะ”
มาร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับหลักสูตร เจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก ใคร ๆ ก็เป็นได้
คอร์สอบรมที่ช่วยให้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมได้ ภายใน 2 วัน
หนังสือที่คนอยากทำธุรกิจโรงแรมต้องอ่าน!!!
 |
 |
 |
 |
มาเป็นเพื่อนกับเราทางไลน์!!!
ถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารและบทความดีๆ
