ใบสำคัญกำกับรายได้ เป็นเอกสารประกอบการดำเนินงานจัดเก็บรายได้ของธุรกิจโรงแรมและรีสอร์ทสำหรับฝ่ายบัญชี ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยถูกต้อง และยังเป็นเอกสารสำคัญในการเรียกเก็บเงินกับแขกที่เข้ามาใช้บริการในโรงแรมของคุณด้วยค่ะ ถ้าใบสำคัญกำกับรายได้สำคัญขนาดนี้ ดังนั้น ในบทความนี้เราจะมารู้จักกับเอกสารนี้ด้วยกันนะคะ
แสดงเนื้อหาเพิ่ม คลิกที่นี่
ฉันเชื่อว่าคนธรรมดาก็สามารถเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนและมีความสุขได้ ด้วยสูตร (ความรู้ + แรงบันดาลใจ + ความรัก) x ความสุข เพราะความสุข คือสิ่งที่มนุษย์ต้องการมากที่สุด มันมีพลังที่จะช่วยคุณขับเคลื่อนทุกอย่างไปสู่ความสำเร็จตามที่ใจปรารถนา และสูตรนี้คือการแบ่งปันความรู้สำหรับคนที่อยากสร้างธุรกิจโรงแรมของตนเองให้ประสบความสำเร็จตามแนวทางของ A-LISA.NET
ถึงแม้ปัจจุบันจะมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า ระบบบริหารจัดการห้องพัก (PMS ย่อมาจาก Property Management System) ที่สามารถพิมพ์แบบฟอร์มใบสำคัญกำกับรายได้นั้น ๆ ให้เลยในขณะใช้งาน แต่บางแบบฟอร์มระบบก็ไม่สามารถจัดพิมพ์ได้ต้องให้ฝ่ายการเงินและบัญชีเป็นผู้จัดเตรียมไว้ใช้งาน
เอกสารใบสำคัญกำกับรายได้และการตรวจสอบ
เอกสารใบสำคัญกำกับรายได้และการตรวจสอบ (Voucher Control Revenue and Auditing)
ที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทได้แก่
1.บัญชีแขกพัก (Guest Folio) ใช้รวบรวมและบันทึกรายการต่าง ๆ ของแขกที่เข้ามาพักในโรงแรมทุกราย ว่ามียอดเงินเป็นจำนวนเท่าไรที่จะต้องเรียกเก็บสำหรับแขกรายนี้
บัญชีแขกพัก จะถูกเปิดขึ้นตั้งแต่วันที่แขกมาลงทะเบียนเข้าพัก (Check In) จนถึงวันที่แจ้งออก (Check Out) ผู้มีหน้าที่เปิดบัญชีแขกพักนี้ได้แก่ พนักงานต้อนรับ (Receptionist)หากเป็นในอดีต โรงแรมที่มีจำนวนห้องพักจำนวนมากและมีลูกค้าเข้าพักพร้อมกันเป็นจำนวนมาก็จะสร้างความยุ่งยากให้กับพนักงานต้อนรับอยู่พอสมควรเพราะต้องเสียเวลาเขียนด้วยมือหรือพิมพ์ดีดเพื่อทำการเปิดบัญชีแขกพักนี้ แต่ในยุคปัจจุบันนี้มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยบริหารจัดการจึงทำให้สะดวกมากขึ้น พนักงานต้อนรับเพียงแค่บันทึกข้อมูลชื่อ-นามสกุลของแขกที่เข้าพักและประเภทห้องที่ต้องการพัก (ระบบจะจัดประเภทของห้องให้เสร็จด้วยมีการกำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว) ราคาห้องต่อวัน จำนวนวันที่ต้องการเข้าพัก เมื่อใส่ข้อมูลเสร็จแล้วระบบจะทำการเปิดบัญชีแขกพักโดยอัตโนมัติทันที พร้อมกับพิมพ์วันที่เข้าพัก วันแจ้งออก และหมายเลขของบัญชีแขกพักให้เรียบร้อย
บัญชีแขกพัก มี 3 สถานภาพ
- เป็นบัญชีลูกหนี้ของกิจการ ขณะเมื่อแขกผู้เข้าพักยังไม่ได้แจ้งออก เสมือนเป็นบัญชีลูกหนี้รายตัวเมื่อสิ้นวันทำการ หรือเมื่อสิ้นงวดบัญชีสามารถเรียกได้ว่า บัญชีแยกประเภทแขกพัก จะแสดงยอดคงเหลือค้างชำระของแขกแต่ละห้อง ว่าเป็นเงินจำนวนเท่าไร พักมาแล้วกี่วัน ระหว่างที่เข้าพักได้ใช้บริการอะไรไปบ้างและเป็นเงินเท่าไร
- เป็นใบแจ้งหนี้ หรือใบเรียกเก็บเงินเมื่อแขกแจ้งออกจากโรงแรม-รีสอร์ท โดยพนักงานเก็บเงินส่วนหน้าเป็นผู้สั่งพิมพ์ออกจากระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งแบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์จะแสดงรายละเอียดตามที่แจ้งไว้ในข้อ 1 และสรุปยอดเงินรวมที่ต้องชำระ
- เป็นใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี อย่างเต็มรูปแบบหรือแบบย่อ ขึ้นอยู่กับธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทแห่งนั้นเป็นผู้กำหนดตั้งแต่เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม PMS ซึ่งจะออกให้เมื่อแขกชำระยอดทั้งหมดเป็นเงินสดหรือบัตรเครดิต
ในกรณีที่แขกผู้เข้าพักเป็นนักท่องเที่ยวซึ่งมีไกด์หรือบริษัทจัดการท่องเที่ยวเป็นผู้รับผิดชอบยอดเงินค่าใช้บริการของแขก และบริษัทจัดการท่องเที่ยวได้มีการทำสัญญาไว้ล่วงหน้ากับโรงแรม-รีสอร์ทว่าจะขอชำระภายหลังจากที่แขกแจ้งออก ยอดเงินที่คงค้างก็จะเป็น ลูกหนี้การค้า
2.บิลห้องอาหาร (Restaurant Bill) เป็นใบสำคัญในการบันทึกรายได้จากการขายอาหารและเครื่องดื่มของห้องอาหารภายในโรงแรม-รีสอร์ท โดยบันทึกรายละเอียดเป็นรายการอาหารและเครื่องดื่มที่แขกสั่งตามเมนูที่จัดเตรียมไว้ ซึ่งแตกต่างกันไปตามประเภทของห้องอาหาร ไทย จีน ฝรั่ง หรือนานาชาติ
ปัจจุบันมีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบการบริหารห้องอาหาร เรียกว่า POS ย่อมาจาก Point Of Sales เข้ามาใช้เพื่ออำนวยความสะดวก โดยระบบสามารถพิมพ์ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีออกจากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้ทันที เมื่อพนักงานบันทึกข้อมูลตามรายการที่แขกสั่ง ระบบPOS จะจัดพิม์รายการค่าอาหารหรือเครื่องดื่มลงในบิลห้องอาหารทันทีโดยไม่ต้องส่งผ่านไปยังพนักงานเก็บเงินประจำห้องอาหาร เป็นการประหยัดเวลาในการให้บริการแขก
บิลห้องห้องอาหาร มี 3 สถานภาพ
- เป็นใบแจ้งหนี้ ของแขกที่เข้าพักเมื่อแขกต้องการจ่ายชำระค่าอาหารและเครื่องดื่มนี้รวมกับค่าห้องพักเมื่อตอนแจ้งออก ในกรณีนี้พนักงานเก็บเงินประจำห้องอาหาระบันทึกรับทราบในระบบ POS และสามารถเชื่อมต่อกับระบบ PMS เพื่อบันทึกข้อมลูลงในบัญชีแขกพักได้ทันที
- เป็นใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี อย่างย่อ (ขึ้นอยู่กับโรงแรม-รีสอร์ทนั้น ๆ ได้จดทะเบียนกับสรรพากร) พิมพ์จากระบบ POS เมื่อแขกชำระด้วยเงินสดหรือบัตรเครดิต
ในกรณีของ บิลห้องอาหาร จะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องอยู่ด้วยกัน 2 ประเภท
- ใบสั่งอาหาร หมายถึง ใบสั่งอาหารที่พนักงานบริการของห้องอาหารรับรายการสั่งอาหารมาจากแขกและส่งผ่านไปยังห้องครัวเพื่อให้พ่อครัวทำการปรุงอาหารต่อไป
- ใบสั่งเครื่องดื่ม หมายถึง ใบสั่งเครื่องดื่มที่พนักงานบริการของห้องอาหารรับรายการสั่งเครื่องดื่มมาจากแขกและส่งผ่านไปยังแผนกบาร์ เพื่อให้พนักงานบาร์จัดเตรียมเครื่องดื่มให้แขกต่อไป
สำเนาของใบสั่งอาหารและใบสั่งเครื่องดื่ม จะถูกส่งไปยังแผนกควบคุมต้นทุนอาหารและเครื่องดื่มเพื่อทำการตรวจสอบราคาขายและต้นทุนการขาย เมื่อโรงแรม-รีสอร์ทนำระบบ POS มาใช้ ระบบนี้จะจัดการทำใบสั่งอาหารและใบสั่งเครื่องดื่มให้ทันทีที่พนักงานของห้องอาหารบันทึกข้องมูลรายการอาหาร-เครื่องดื่มตามที่แขกสั่ง ทำให้ประหยัดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานและได้ข้อมูลที่ถูกต้อง
3.บิลรายได้ค่าเครื่องดื่มและอาหารว่างภายในห้องพักแขก (Minibar Voucher) บิลรายการนี้จะจัดวางไว้ในห้องพักแขกตลอดเวลาที่แขกห้องนั้น ๆ เข้าพัก รายละเอียดของบิลประกอบด้วยจำนวนและราคาขายของรายการเครื่องดื่มและอาหารว่างที่มีในห้องพัก เพื่ออำนวยความสะดวกกับแขกให้ทราบล่วงหน้าก่อนที่จะบริการตัวเอง
อาหารและเครื่องดื่มในมินิบาร์นี้ เมื่อแขกผู้พักได้ใช้บริการไปแล้วพนักงานแผนกแม่บ้านจะเป็นผู้มาเช็กขณะที่เข้ามาทำความสะอาดห้องพัก จากนั้นก็จดบันทึกรายการอาหารที่แขกดื่มและรับประทานลงในบิลมินิบาร์ส่งผ่านไปยังพนักงานเก็บเงินส่วนหน้าหรือพนักงานต้อนรับเพื่อบันทึกลงในบัญชีแขกพัก และจะเรียกเก็บเงินรายการนี้เมื่อแขกแจ้งออกจาโรงแรม-รีสอร์ท
4.บิลรายได้ค่าโทรศัพท์/ค่าอินเตอร์เน็ต ด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารที่พัฒนาไปมากในยุคปัจจุบันนี้ ดังนั้นโรงแรมส่วนใหญ่จึงได้ยกเลิกการให้บริการทางโทรศัพท์แต่อาจมีค่าบริการทางอินเตอร์เน็ตบ้างนะคะ โดยค่าบริการอินเตอร์เน็ตนั้นจะกำหนดอัตราคิดเป็นรายชั่วโมงขึ้นอยู่กับความต้องการของแขก เอกสารใบสำคัญกำกับรายได้จะใช้แบบเดียวกันกับรายได้เบ็ดเตล็ด
5.บิลรายได้ค่าศูนย์บริการธุรกิจ (Business Center Voucher) บริการนี้เพื่ออำนวยความสะดวกสำหรับแขกที่เป็นนักธุรกิจโดยเฉพาะ การให้บริการดังกล่าวนี้เช่น การพิมพ์งานเอกสาร การถ่ายเอกสาร การจัดห้องประชุมย่อย (ตั้งแต่ 2 ท่านขึ้นไป แต่ไม่เกิน 10 ท่าน ขึ้นอยู่กับนโยบายของโรงแรม-รีสอร์ท) โดยจัดให้มีเครื่องใช้สำนักงานบริการให้แขกเพื่อใช้ด้วยตนเอง เช่นเครื่องคอมพิวเตอร์ บริการอินเตอร์เน็ต โดยคิดค่าบริการเป็นรายครั้งหรือรายชั่วโมงขึ้นอยู่กับนโยบายของโรงแรม-รีสอร์ท หากเป็นการประชุมที่ใหญ่กว่านี้จะต้องใช้บริการจัดเลี้ยงแทน ในส่วนนี้จะเป็นความรับผิดชอบของฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม
เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบบิลรายได้ค่าศูนย์บริการธุรกิจได้แก่ พนักงานต้อนรับส่วนหน้า หรือหากเป็นโรงแรม-รีสอร์ทขนาดใหญ่อาจจัดให้มีศูนย์บริการธุรกิจโดยเฉพาะและจัดทำเอกสารบิลรายได้ค่าศูนย์บริการธุรกิจนี้ส่งให้กับพนักงานต้อนรับส่วนหน้าเพื่อบันทึกในบัญชีแขกพัก ในกรณีที่แขกผู้พักใช้บริการ หากเป็นแขกจากภายนอกก็ขอรับชำระเงินทันทีเมื่อเสร็จจากการใช้บริการ
6.บิลรายได้ค่าซักรีด (Laundry Voucher) เมื่อทางโรงแรม-รีสอร์ทจัดให้มีบริการซักรีดสำหรับแขกผู้เข้าพักที่เป็นนักธุรกิจและต้องพักอาศัยอยู่เป็นระยะเวลาหนึ่ง โดยผู้จัดการแผนกซักรีดจะเป็นผู้รับผิดชอบในการให้บริการ
งานบริการซักรีด มี 2 ประเภท
- แบบปกติ แขกส่งเสื้อผ้าซักรีดภายใน 10.00 น. ของวันหนึ่ง ๆ จะได้รับกลับภายในวันเดียวกัน
- แบบเร่งด่วน ต้องการให้เสร็จภายใน 1-4 ชั่วโมง นับตั้งแต่การส่งซัก กรณีนี้แขกจะแจ้งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการให้นำเสื้อผ้าไปซักและกำหนดเวลารับคืนอย่างชัดเจน
เอกสารแบบฟอร์มใบสำคัญกำกับรายได้ค่าบริการซักรีด จะวางไว้ในห้องพักแขกพร้อมกับถุงซักรีด เมื่อแขกต้องการใช้บริการให้กรอกรายละเอียดที่ต้องการซักให้ครบถ้วนลงในแบบฟอร์มที่จัดเตรียมไว้ให้พร้อมกับลงชื่อกำกับ และนำเสื้อผ้าที่ต้องการซักรีดใส่ลงในถุงซักรีดจากนั้นแม่บ้านจะนำไปให้แผนกซักรีดเพื่อทำการซักรีดตามขั้นตอนต่อไป
เมื่อเสื้อผ้าของแขกซักรีดเสร็จเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ของแผนกซักรีดจะเป็นผู้นำขึ้นมาเก็บให้แขกในห้องพักแขกพร้อม บิลเอกสารใบสำคัญกำกับรายได้ค่าบริการซักรีด ใบที่หนึ่ง พร้อมบันทึกราคาจำนวนเงินทั้งสิ้นของการบริการนี้ ส่วนสำเนาจะนำส่งให้พนักงานต้อนรับส่วนหน้าเพื่อบันทึกลงในบัญชีแขกพัก
7.บิลรายได้ค่าบริการขนส่ง (Transport Service Voucher) สำหรับโรงแรม-รีสอร์ทที่ต้องการอำนวยความสะดวกให้แขกผู้เข้าพักโดยจัดให้มีบริการขนส่งรับแขกที่สนามบินเอง โดยมีการตกลงกับแขกเป็นการล่วงหน้าว่าจะคิดค่าบริการเป็นจำนวนเงินเท่าไรตั้งแต่วันที่แขกทำการจองห้องพัก และหากแขกมีความต้องการใช้บริการขนส่งของโรงแรม-รีสอร์ทไปยังสถานที่ต่าง ๆ ในระหว่างเข้าพักก็ย่อมทำได้ ซึ่งบริการขนส่งนี้เป็นความรับผิดชอบของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า ค่าบริการขนส่งนี้จะถูกบันทึกใน บัญชีแขกพัก ผ่านเอกสารใบสำคัญกำกับรายได้ค่าบริการขนส่ง
8.บิลรายได้ค่าสปา การให้บริการนี้เป็นหน้าที่รับผิดชอบของสถานบำรุงสุขภาพผิวพรรณ (Spa Shop) จัดเป็นแผนกหารายได้หนึ่งของโรงแรม-รีสอร์ทโดยมีผู้จัดการสปาเป็นหัวหน้าแผนกรับผิดชอบ และมีพนักงานที่มีความรู้เฉพาะวิชาชีพเป็นผู้ให้บริการแก่ลูกค้าทั้งภายในโรงแรม-รีสอร์ทและภายนอก
9.บิลรายได้เบ็ดเตล็ด ได้แก่รายได้อื่น ๆ นอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น โดยโรงแรม-รีสอร์ทจะเรียกเก็บเงินจากแขกผู้เข้าพักเพิ่มเติมในกรณีต่าง ๆ เช่น แขกต้องการซื้อหมอน ผ้าเช็ดตัว เสื้อคลุมอาบน้ำ ในห้องพัก หรือเงินค่าปรับแขกผู้เข้าพักในกรณีที่ทำอุปกรณ์ของใช้โรงแรม-รีสอร์ทแตกหักเสียหายหรือสูญหาย การคิดเงินเพิ่มเหล่านี้จะถูกบันทึกลงใน ใบสำคัญกำกับรายได้เบ็ดเตล็ด
เอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการลดยอดรายได้
เอกสารสำคัญเกี่ยวกับการลดยอดรายได้ (Allowance & Rebate Voucher)
ใบสำคัญนี้ใช้ในกรณีที่พบกว่าการบันทึกยอดรายได้นั้น ๆ ไม่ถูกต้องเกินกว่าความเป็นจริง หรือได้บันทึกยอดรายได้นั้นถูกต้องครบถ้วนแล้ว แต่ฝ่ายบริหารหรือเจ้าของกิจการมีคำสั่งให้ส่วนลดกับแขกผู้เข้าพักหรือให้ส่วนลดแก่ลูกค้าในลักษณะเป็นการชดเชยในกรณีต่าง ๆ เช่น พนักงานให้บริการไม่เป็นที่น่าพอใจ กรณีดังกล่าวนี้มีผลกระทบกับยอดรายได้ที่พนักงานบันทึกไปแล้วให้ลดน้อยลง ดังนั้นเพื่อให้การทำงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและถูกต้องสมบูรณ์ การทำรายการปรับปรุงยอดรายได้นี้จะถูกกำหนดโดยฝ่ายการเงินและบัญชี โดยใช้ใบสำคัญเกี่ยวกับการลดหย่อนรายได้ในการปรับปรุงยอดรายได้ของโรงแรม-รีสอร์ท มีคำศัพท์เรียกเฉพาะว่า รีเบต (Rebate)
กำหนดให้พนักงานต้อนรับส่วนหน้าเป็นผู้บันทึกรายการปรับปรุงลดยอดรายได้หรือรายการให้ส่วนลดกับแขกผู้พักหรือลูกค้า และให้ผู้มีอำนาจลงลายมือชื่อกำกับด้วยทุกครั้งเพื่อให้ฝ่ายการเงินและบัญชีสามารถตรวจสอบได้
สาระสำคัญเพิ่มเติมของ เอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการลดยอดรายได้
- ธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ที่นำระบบ PMS มาใช้งาน รายได้ต่าง ๆ ของโรงแรม-รีสอร์ทจะถูกบันทึกผ่านระบบดังกล่าวนี้และผ่านมายังบัญชีแขกพัก (Guest Folio) ของแขกที่ใช้บริการทันที และก่อนสิ้นวันทำการ เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำหรือพนักงานต้อนรับรอบดึกจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของรายการบันทึกทั้งหมดที่เกิดขึ้นทั้งวัน เมื่อถูกต้องเรียบร้อยก็จะทำการปิดรอบการทำงานของวันนั้น เรียกว่า Day End และระบบ PMS จะเปลี่ยนเป็นวันทำการใหม่ถัดมาเพื่อบันทึกเป็นรายได้ของวันใหม่ต่อไป
- ในกรณีที่เมื่อผู้ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำหรือพนักงานต้อนรับรอบดึก ตรวจพบว่ามีรายการบันทึกรายได้ที่ไม่ถูกต้อง ก็จะทำการแก้ไขยอดรายได้นั้นเสียใหม่ให้ถูกต้องในทันที เช่น รายได้ค่าบริการซักรีด ถูกบันทึกไว้เป็นจำนวนเงิน 1,200 บาท แต่ตรวจสอบพบว่ายอดตามบิลรายได้ค่าบริการซักรีดเป็นยอด 1,020 บาทเท่านั้น พนักงานจะทำการบันทึกบัญชีใหม่ให้ถูกต้อง โดยกลับด้านการบันทึก (Reversing Entry) ยอดบริการซักรีดออกจำนวน 1,200 ออก และบันทึกยอดรายได้ค่าบริการซักรีด 1,020 บาทซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ถูกต้องเข้าไปใหม่ เรียกว่า การ Correction (หมายถึง รายการปรับปรุงแก้ไขยอดจำนวนเงินต่าง ๆ ที่ไม่ถูกต้องให้ถูกต้องภายในวันทำการเดียวกัน โดยระบบ PMS จะมีรายงานสรุปรายการ Correction ต่าง ๆ ว่ามีอะไรบ้าง เพื่อผู้ตรวจสอบรายได้ทำการสอบทานอีกครั้งหนึ่ง) เมื่อรายการถูกต้องแล้วจึงทำการ Day End ตามขั้นตอนต่อไป (การตรวจพบรายการนี้ไม่ต้องใช้แบบฟอร์มเอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการลดยอดรายได้)
- ในกรณีที่เมื่อผู้ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำหรือพนักงานต้อนรับรอบดึก ไม่ได้ทำการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องและได้ปิดรอบการทำงานหรือ Day End เรียบร้อยแล้ว แต่ตรวจพบยอดเงินที่บันทึกค่าซักรีดไว้จำนวน 1,200 บาททีหลัง จะไม่สามารถทำการแก้ไขโดยการกลับด้านการบันทึก (Reversing Entry)และทำการ Correction ด้วยจำนวนเงินที่ถูกต้องได้อีก (เป็นนโยบายการทำงานของโรงแรม-รีสอร์ท เพื่อป้องกันการทุจริต) ดังนั้นจึงต้องทำการบันทึกด้วย แบบฟอร์มเอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการลดยอดรายได้ ทำรายการปรับปรุงลดยอดรายได้ค่าบริการซักรีดลง -120 บาท ระบบPMS จะลดยอดรายได้ค่าบริการซักรีดลง 120 บาท พร้อมกับลดยอดเงินในบัญชีแขกพัก ผลลัพธ์ที่ตามมาคือ จะทำให้ยอดรายได้ทั้งหมดของค่าบริการซักรีดในวันทำการนี้ลดน้อยลง 120 บาท
กล่าวโดยสรุปคือ การ Correction ใช้ในการปรับปรุงแก้ไขรายการที่เกิดขึ้นภายในวันทำการเดียวกัน โดยไม่ต้องใช้ใบสำคัญการลดยอดรายได้ ส่วนการบันทึกปรับปรุงแก้ไขลดยอดรายได้ของวันทำการที่ผ่านมาแล้วต้องบันทึกผ่านเอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการลดยอดรายได้
- ในกรณีที่โรงแรม-รีสอร์ทให้ส่วนลดแก่แขกผู้พักหรือลูกค้า เช่น วันนี้บันทึกรายได้ค่าบริการสปากับแขกผู้ใช้บริการเป็นจำนวนเงิน 1,000 บาท ให้ส่วนลด 10 % คิดเป็นจำนวนเงิน 100 บาท พนักงานสามารถบันทึกรายได้ค่าบริการสปา จำนวน 900 บาทได้เลย (รายละเอียดต่าง ๆ จะปรากฏในบิลค่าบริการสปา ว่ายอดรายได้ 1,000 บาท ได้รับส่วนลด 10 % คิดเป็นเงิน 100 บาท ดังนั้นจำนวนเงินสุทธิ 900 บาท)
- ในกรณีที่ผู้บริหารหรือเจ้าของให้ส่วนลดแก่แขกผู้ใช้บริการในภายหลัง เช่น ค่าบริการสปา 1,000 บาท และปิดรอบ Day End ไปแล้ว ถ้าเป็นเช่นนี้ กำหนดให้พนักงานบันทึด้วยแบบฟอร์มเอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับกับลดยอดรายได้เป็นรายการปรับปรุงให้ส่วนลดกับแขกผู้พัก และลดยอดรายได้ค่าบิการสปาจำนวน -200 บาท
หมายเหตุ : กรณีแขกผู้เข้าพักได้ทำการแจ้งออกจากโรงแรม-รีสอร์ทไปแล้ว (Check Out) หมายถึงบัญชีแขกพักได้ปิดไปแล้ว ไม่สามารถทำรายการปรับปรุงด้วยใบสำคัญเกี่ยวกับการลดยอดรายได้
เอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้แขก
เอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้แขก (Paid Out Voucher)
สำหรับโรงแรม-รีสอร์ทบางแห่งที่มีนโยบายอำนวยความสะดวกให้แขกผู้เข้าพักโดยการจ่ายเงินสำรองให้ก่อน เช่น แขกขอเบิกเงินจากพนักงานเก็บเงินส่วนหน้าจ่ายค่ารถยนต์รับจ้าง การร้องขอให้พนักงานเก็บเงินส่วนหน้าชำระค่าสินค้าให้ก่อน หรือการขอใช้บัตรเครดิตแลกรับเป็นเงินสด ในกรณีนี้ทางโรงแรม-รีสอร์ทจะให้สำรองเงินแก่แขกผู้เข้าพักโดยมีเงื่อนไขคิดค่าบริการจากยอดเงินที่แขกต้องการในอัตราร้อยละ 5 หรือมากกว่าขึ้นอยู่กับนโยบายของฝ่ายบริหารโรงแรม-รีสอร์ท จึงกำหนดให้มี แบบฟอร์มเอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้แขก เรียกว่า Paid Out
เอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้แขก ยังใช้ในกรณีที่ต้องคืนเงินให้แขกผู้พักด้วย เช่น แขกประเภท Walk In โรงแรม-รีสอร์ทจะเรียกเก็บเงินเพิ่มอีกนอกเหนือจากค่าห้องพัก เพื่อเป็นหลักประกันเข้าพัก เมื่อแขกผู้พักแจ้งออกจากโรงแรม-รีสอร์ท โดยมิได้ทำการใด ๆ เป็นที่เสียหาย พนักงานเก็บเงินส่วนหน้าจะต้องจ่ายเงินคืนให้แขกตามจำนวนที่เก็บเพิ่มโดยใช้เอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้แขก และให้แขกผู้พักลงลายมือชื่อผู้รับเงิน
*** เครดิตข้อมูลและรูปภาพตัวอย่างบิลต่าง ๆ จาก หนังสือ ระบบบัญชีการโรงแรมภาคปฏิบัติ
รายละเอียดที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมดนี้ เป็นเอกสารเพื่อประกอบการดำเนินงานการจัดเก็บรายได้ของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ที่จะช่วยให้การบริหารการจัดเก็บรายได้ของคุณเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและถูกต้องค่ะ ถือเป็นเอกสารสำคัญสำหรับใช้เรียกเก็บเงินกับแขกที่มาใช้บริการและเป็นที่ยอมรับของแขกเมื่อถึงเวลาทำการชำระเงิน และเอกสารเหล่านี้ ฝ่ายการเงินและบัญชียังใช้เป็นเอกสารควบคุมและตรวจสอบความถูกต้องรายได้ของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทด้วยค่ะ
บทความที่ฉันจะเขียนแบ่งปันในช่วงนี้จะเน้นเรื่องของ บัญชีโรงแรม นะคะ เพราะมีผู้สอบถามเข้ามากันเยอะมาก และจะทยอยลงให้อ่านเรื่อย ๆ เพื่อเป็นแนวทางให้กับทุกท่านที่สนใจอยากทำธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็กเป็นของตัวเองค่ะ ถ้าคุณสนใจความรู้เรื่องการทำธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็กและการจัดทำบัญชีโรงแรมอย่างง่าย สามารถเข้ามาติดต่ามอ่านกันได้ที่ www.a-lisa.net ค่ะ
ถ้าคุณอยากประสบความสำเร็จ คุณต้องทำสิ่งที่คุณรักด้วยความสุขนะคะ
“คุณสามารถเปลี่ยนตัวเองจากคนธรรมดาให้กลายเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จได้ แค่เพียงมีความรู้ มีแรงบันดาลใจ และมีความสุข ฉันอยู่ที่นี่เพื่อจะแบ่งปันสิ่งเหล่านี้ให้กับคุณค่ะ”
มาร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับหลักสูตร เจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก ใคร ๆ ก็เป็นได้
คอร์สอบรมที่ช่วยให้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมได้ ภายใน 2 วัน
หนังสือที่คนอยากทำธุรกิจโรงแรมต้องอ่าน!!!
 |
 |
 |
 |
มาเป็นเพื่อนกับเราทางไลน์!!!
ถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารและบทความดีๆ
