เพื่อให้สามารถบริหารจัดการรายได้ของธุรกิจโรงแรมอย่างมีประสิทธิภาพ เงินทองไม่รั่วไหล มันจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่เจ้าของโรงแรมเช่นคุณต้องรู้จักเอกสารสำคัญที่นำมาใช้จัดเก็บรายได้และจัดทำบัญชีของธุรกิจโรงแรมค่ะ
แสดงเนื้อหาเพิ่ม คลิกที่นี่
ฉันเชื่อว่าคนธรรมดาก็สามารถเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนและมีความสุขได้ ด้วยสูตร (ความรู้ + แรงบันดาลใจ + ความรัก) x ความสุข เพราะความสุข คือสิ่งที่มนุษย์ต้องการมากที่สุด มันมีพลังที่จะช่วยคุณขับเคลื่อนทุกอย่างไปสู่ความสำเร็จตามที่ใจปรารถนา และสูตรนี้คือการแบ่งปันความรู้สำหรับคนที่อยากสร้างธุรกิจโรงแรมของตนเองให้ประสบความสำเร็จตามแนวทางของ A-LISA.NET
จากบทความก่อนหน้า ที่แบ่งปันเรื่อง รายได้ของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ที่เจ้าของโรงแรมต้องรู้!!! (คลิกอ่านที่นี่)
ถ้าคุณที่ยังไม่ได้ก็อ่านควรจะเข้าไปอ่านก่อนนะคะ เพื่อจะได้มีความรู้เบื้องต้นในเรื่องรายได้ของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ในบทความนี้ก็ต่อเนื่องจากบทความที่แล้วค่ะ ฉันได้นำเรื่องของเอกสารสำคัญต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บรายได้ทุกประเภทของโรงแรมมาแบ่งปันให้อ่านกัน เพื่อให้การดำเนินงานจัดเก็บรายได้เป็นไปด้วยความถูกต้องและเรียบร้อย และเป็นความรู้เบื้องต้นก่อนที่จะนำไปบันทึกบัญชีโรงแรมค่ะ
แม้ว่าปัจจุบันจะมีระบบบริหารจัดการห้องพัก ที่เรียกว่า PMS (Property Management System) ซึ่งมีหลายยี่ห้อหลายแบรนด์มาให้เลือกใช้ทั้งของคนไทยทำเองและของต่างประเทศ ทำให้การจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เรียบร้อย รวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังสามารถพิมพ์แบบฟอร์มต่าง ๆ เพื่อดำเนินการตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย แต่ก็ไม่ได้รับประกันว่าการบันทึกข้อมูลทั้งหมดจะถูกต้องสมบูรณ์ทั้งหมด ดังนั้นจึงต้องมีการควบคุมและตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ ก่อนจะบันทึกลงในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ และมันก็เป็นเรื่องสำคัญมากที่เจ้าของธุรกิจโรงแรมอย่างคุณต้องรู้ว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องนั้นมีอะไรบ้าง
เอกสารใบสำคัญกำกับรายได้ (Voucher Control Revenue)
ได้แก่
- บัญชีแขกพัก (Guest Folio) ใช้สำหรับรวบรวม และบันทึกรายการการใช้บริการต่าง ๆ ภายในโรงแรม-รีสอร์ทของแขกทุกรายที่เข้าพัก ว่ามียอดเงินเท่าไหร่ที่ต้องเรียกเก็บกับแขกรายนี้
บัญชีแขกพักนี้จะเริ่มขึ้นตั้งแต่วันที่แขกเริ่มลงทะเบียนเข้าพักจนถึงวันที่แจ้งออก เมื่อใช้โปรแรมสำเร็จรูปพนักงานสามารถบันทึกข้อมูล ชื่อ-นามสกุลของแขกที่แจ้งเข้าพักว่าพักหมายเลขห้องที่เท่าไหร่ (ระบบจะแยกประเภทห้องพักให้โดยอัตโนมัติจากข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว) ราคาห้องต่อวัน จำนวนวันที่แขกต้องการพัก เมื่อป้อนข้อมูลต่าง ๆ ลงไปในโปรแกรมแล้วระบบก็จะทำการเปิด บัญชีแขกพัก ให้โดยอัตโนมัติ ทันที พร้อมกับพิมพ์วันที่เข้าพักและวันแจ้งออกให้ด้วย และออก หมายเลขบัญชีแขกพัก ให้เรียบร้อย บัญชีแขกพัก นี้ทำให้เกิดสถานภาพเป็น
- บัญชีลูกหนี้ของกิจการ ในขณะที่แขกยังไม่ได้แจ้งออก จึงเสมือนเป็นบัญชีลูกหนี้รายตัวเมื่อสิ้นวันทำการ เรียกได้ว่าเป็นบัญชีแยกประเภทแขกพัก จะแสดงยอดคงเหลือค้างชำระของแขกที่เข้าพักของห้องนั้น ๆ ว่าเป็นจำนวนเงินเท่าไร พักมาแล้วกี่วัน และแขกใช้บริการอะไรบ้างในระหว่างที่เข้าพัก
- ใบแจ้งหนี้ เป็นใบเรียกเก็บเงินกับแขกเมื่อแขกแจ้งออกจากโรงแรม-รีสอร์ท ซึ่งจะแสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายสำหรับค่าบริการต่าง ๆ และสรุปยอดรวมที่ต้องชำระ
- ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี เมื่อแขกชำระเงินด้วยเงินสดหรือบัตรเครดิต ส่วนจะเป็นใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีอย่างเต็มรูปแบบหรือแบบย่อ ขึ้นอยู่กับธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทแต่ละแห่งเป็นผู้กำหนด
- บิลห้องอาหาร (Restaurant Bill) เป็นใบสำคัญในการบันทึกรายได้จากการขายอาหารและเครื่องดื่มของห้องอาหารภายในธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท โดยบันทึกรายละเอียดเป็นรายการอาหารและเครื่องดื่มตามที่แขกสั่ง
ปัจจุบันมีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบบริหารงานห้องอาหารที่เรียกว่า POS (Point Of Sales) มาใช้อำนวยความสะดวกในการทำงาน โดยสามารถพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีออกจากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้ทันทีเสมือนเป็นเครื่องบันทึกเงินสด เพื่อทดแทนความยุ่งยากในการใช้บิลห้องอาหารที่เป็นแบบฟอร์มสำเร็จรูป มีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ บิลห้องอาหารอยู่ 2 ประเภท คือ ใบสั่งอาหารและใบสั่งเครื่องดื่ม
บิลห้องอาหาร นี้ทำให้เกิดสถานภาพเป็น
- ใบแจ้งหนี้ เมื่อแขกที่เข้าพักในโรงแรม-รีสอร์ทต้องการจ่ายชำระเงินค่าอาหารและเครื่องดื่มรวมกับค่าห้องพักตอนขอแจ้งออก ในกรณีนี้พนักงานเก็บเงินประจำห้องอาหารจะบันทึกรับทราบในระบบ POS ซึ่งเชื่อมต่อกันกับระบบการบริหารจัดการห้องพัก PMS แล้วระบบจะบันทึกลงใน บัญชีแขกพัก ในทันที
- ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี อย่างย่อ (ขึ้นอยู่กับการจดทะเบียนของกรมสรรพากรของโรงแรม-รีสอร์ทนั้นๆ) เมื่อแขกชำระเงินด้วยเงินสดหรือบัตรเครดิต
- บิลรายได้ค่าเครื่องดื่มและอาหารว่างภายในห้องพัก (Minibar Voucher) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า บิลมินิบาร์
บิลมินิบาร์นี้จะจัดวางไว้ในห้องพักของแขกตลอดเวลา โดยรายละเอียดของบิลประกอบด้วยจำนวนและราคาขายของรายการเครื่องดื่มและอาหารว่างที่มีในห้องพัก เพื่ออำนวยความสะดวกกับแขกผู้เข้าพักได้รับทราบก่อนล่วงหน้า เมื่อต้องการซื้อเครื่องดื่มหรือรับประทานอาหารว่างในห้องพัก
เมื่อแขกได้ใช้บริการเครื่องดื่มและอาหารว่างภายในห้องพักไปแล้ว พนักงานแผนกแม่บ้านจะเข้ามาตรวจเช็คในขณะเข้ามาทำความสะอาดห้องพัก จากนั้นจะจดบันทึกรายการที่แขกดื่มและรับประทานลงในบิลมินิบาร์ ส่งผ่านไปยังพนักงานเก็บเงินส่วนหน้าหรือพนักงานต้อนรับเพื่อบันทึกลงใน บัญชีแขกพัก และจะเรียกเก็บเงินจำนวนนี้เมื่อแขกทำการแจ้งออกจากโรงแรม-รีสอร์ท
- บิลรายได้ค่าโทรศัพท์ (Telephone Voucher) ในยุคที่เทคโนโลยีการสื่อสารและอินเตอร์เน็ตยังไม่รุ่งเรืองแบบนี้ ค่าบริการทางโทรศัพท์ก็ถือว่าเป็นรายได้ที่ทำเงินให้กับโรงแรมได้อย่างงามเลยค่ะ แต่เนื่องจากการพัฒนาเรื่องการสื่อสารที่สะดวกขึ้นในยุคปัจจุบันจึงทำให้โรงแรม-รีสอร์ทส่วนใหญ่ไม่มีโทรศัพท์ไว้บริการแล้วค่ะ แต่ที่ยังอาจมีหลงเหลืออยู่บ้างก็คือการให้บริการอินเตอร์เน็ต โดยจะคิดอัตราค่าบริการเป็นรายชั่วโมงขึ้นอยู่กับความต้องการของแขก
- บิลรายได้ค่าศูนย์บริการธุรกิจ(Business Center Voucher) เพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน โรงแรม-รีสอร์ทบางแห่งจึงได้จัดให้มีบริการสิ่งอำนวยความสะดวกให้แขกที่เป็นนักธุรกิจโดยเฉพาะ แผนกนี้เรียกว่า ศูนย์ธุรกิจ (Business Center) หรือเรียกให้ทันสมัยว่า Biz Center ซึ่งการให้บริการดังกล่าว เช่น บริการถ่ายเอกสาร บริการพิมพ์เอกสาร บริการจัดห้องประชุมย่อย โดยจัดสิ่งอำนวยความสะดวกเพื่อใช้ด้วยตนเอง เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ อินเตอร์เน็ต โดยคิดค่าบริการเป็นรายครั้งหรือรายชั่วโมง ขึ้นอยู่กับนโยบายการขายของโรงแรม-รีสอร์ทแต่ละแห่ง
- บิลค่าซักรีด (Laundry Voucher) ในกรณีที่แขกต้องพักอยู่หลายวันแล้วนำเสื้อผ้าติดตัวมาไม่พอ จึงจำเป็นต้องใช้งานแผนกซักรีดของโรงแรม-รีสอร์ท ดังนั้นจึงจัดให้มีบริการซัก-รีดให้กับแขกที่เข้าพัก ซึ่งโดยทั่วไปแล้วงานซักรีดจะมีบริการ 2 แบบ คือ
- แบบปกติ แขกจะส่งเสื้อผ้าให้ซักรีดภายใน 00 น.และจะได้รับเสื้อผ้าที่ส่งซักเสร็จภายในเย็นวันนั้น
- แบบเร่งด่วน ต้องแล้วเสร็จภายใน 1-4 ชั่วโมง นับแต่ที่ส่งเสื้อผ้าไปซัก
สำหรับโรงแรม-รีสอร์ทที่มีบริการซักรีด จะมี บิลเอกสารใบสำคัญกำกับค่าบริการซักรีด วางไว้ในห้องพักแขก พร้อมทั้งถุงผ้า เมื่อแขกต้องการใช้บริการซักรีดจะกรอกรายการเสื้อผ้าที่ต้องการซักให้ครบถ้วนลงในแบบฟอร์มที่เตรียมไว้พร้อมลงชื่อของแขก แล้วใส่เสื้อผ้าที่จะส่งซักในถุงซักรีดที่จัดเตรียมไว้ให้ จากนั้นพนักงานแม่บ้านจะนำไปให้กับแผนกซักรีดเพื่อทำการซักต่อไป
เสื้อผ้าที่ซักรีดเสร็จเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่แผนกซักรีดจะเป็นผู้นำขึ้นมาเก็บให้แขกในห้องพักพร้อมกับ บิลเอกสารใบสำคัญกำกับค่าบริการซักรีดต้นฉบับ ซึ่งระบุรายการตามที่แขกห้องนั้นเป็นผู้ทำไว้ตั้งแต่แรกพร้อมบันทึกราคาจำนวนเงินทั้งหมดของบริการนี้ ส่วนสำเนาจะนำส่งให้กับนพนักงานต้อนรับส่วนหน้าเพื่อบันทึกรายการค่าซักรีดลงใน บัญชีแขกพัก
- บิลรายได้ค่าบริการขนส่ง สำหรับโรงแรม-รีสอร์ทที่ต้องการอำนวยความสะดวกให้แขกที่ต้องการเข้าพัก ในกรณีที่เดินทางมาจากสนามบินซึ่งไม่สะดวกเดินทางด้วยรถรับจ้างสาธารณะ จึงจัดให้มีบริการขนส่งรับแขกที่สนามบินเอง โดยตกลงค่าบริการขนส่งกับแขกตั้งแต่วันที่แขกทำการจองห้องพัก รวมถึงบริการรับ-ส่งไปยังสถานที่ท่องเที่ยวต่าง ๆ หรือติดต่อธุรกิจด้วย
ค่าบริการขนส่งนี้ จะถูกบันทึกลงในบัญชีแขกพัก ผ่านเอกสารใบสำคัญกำกับรายได้ค่าบริการขนส่ง โดยพนักงานต้อนรับส่วนหน้าเป็นผู้รับผิดชอบ
8. บิลรายได้ค่าสปา การให้บริการสปาเป็นอีกหนึ่งช่องทางการหารายได้ของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ซึ่งสามารถนำมาผูกกับบริการห้องพัก แล้วจัดทำเป็นแพคเกจราคาพิเศษเพื่อดึงดูดลูกค้าได้ แผนกสปานี้มีผู้จัดการสปาเป็นผู้รับผิดชอบ และมีพนักงานที่มีความรู้เฉพาะวิชาชีพเป็นผู้ให้บริการแก่ลูกค้าทั้งภายในและภายนอกโรงแรม
9.บิลรายได้เบ็ดเตล็ด เป็นรายได้ที่เรียกเก็บจากลูกค้า เป็นเงินที่ลูกค้าจ่ายเพื่อขอซื้อของใช้ในโรงแรม เช่น ผ้าเช็ดตัว ชุดคลุมอาบน้ำ เป็นต้น หรืออาจเป็นเงินค่าปรับแขกกรณีที่ทำทรัพย์สินในห้องพักเสียหายหรือสูญหาย การขายสินค้าของที่ระลึก การคิดเงินเพิ่มเหล่านี้จะถูกบันทึกลงในใบสำคัญกำกับรายได้เบ็ดเตล็ด ผู้ดูแลรับผิดชอบในการเก็บรายได้ส่วนนี้เป็นหน้าที่ของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า
สำหรับรอบระยะเวลา 1 วันทำการของโรงแรมนั้น โดยส่วนใหญ่จะเริ่มนับจาก 07.00น. ของเช้าวันนี้ ไปสิ้นสุดที่เวลา 07.00 น.ของเช้าวันรุ่งขึ้น เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบรายได้เบื้องต้นนี้ ได้แก่ ผู้ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำ หลังจากบันทึกรายได้ประจำวันเสร็จเรียบร้อยแล้วก็จะทำการปิดรอบวันทำการของธุรกิจ จากนั้นจึงจัดพิมพ์รายงานสรุปรายได้ประจำวันนั้น ๆ จำนวนเงินที่ได้รับชำระเป็นเงินสด บัตรเครดิตประเภทต่าง ๆ และลูกหนี้การค้าต่าง ๆ แล้วจัดส่งรายงานนี้พร้อมเอกสารประกอบรายได้ทั้งหมดให้กับผู้ตรวจสอบรายได้ต่อไปเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนสรุปเป็นรายงานให้กับฝ่ายบริหารได้รับทราบ
หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณที่กำลังวางแผนระบบบัญชีโรงแรมอยู่บ้างนะคะ บทความในช่วงนี้จะเป็นเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำบัญชีโรงแรม เพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจโรงแรมเช่นคุณ ได้นำไปใช้เป็นแนวทางในการจัดทำบัญชีโรงแรมของตัวเองได้ค่ะ ถ้าต้องการอยากรู้เรื่องบัญชีโรงแรมก็ติดตามอ่านกันในบทความต่อ ๆ ไปได้ค่ะ
ถ้าคุณอยากประสบความสำเร็จ คุณต้องทำสิ่งที่คุณรักด้วยความสุขนะคะ
“คุณสามารถเปลี่ยนตัวเองจากคนธรรมดาให้กลายเป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จได้ แค่เพียงมีความรู้ มีแรงบันดาลใจ และมีความสุข ฉันอยู่ที่นี่เพื่อจะแบ่งปันสิ่งเหล่านี้ให้กับคุณค่ะ”
มาร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับหลักสูตร เจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก ใคร ๆ ก็เป็นได้
คอร์สอบรมที่ช่วยให้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมได้ ภายใน 2 วัน
หนังสือที่คนอยากทำธุรกิจโรงแรมต้องอ่าน!!!
 |
 |
 |
 |
มาเป็นเพื่อนกับเราทางไลน์!!!
ถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารและบทความดีๆ
