Folio เอกสารสำคัญที่โรงแรมต้องจัดทำสำหรับลูกค้าที่เป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐและหน่วยงานราชการ แล้ว Folio คืออะไร และมันเกี่ยวข้องยังไงกับธุรกิจโรงแรม ในบทความนี้มีคำตอบค่ะ
แสดงเนื้อหาเพิ่ม คลิกที่นี่
เมื่อครั้งที่อาจารย์อธิศพัฒน์ วรรณสุทธิ์ยังมีชีวิตอยู่และเป็นผู้เริ่มก่อตั้งวิสาหกิจชุมชนไร่อธิพัฒน์ขึ้น เพื่อเปิดเป็นศูนย์การเรียนรู้แนวทางเศรษฐกิจพอเพียง เน้นเกษตรอินทรีย์ควบคู่กับการดูแลสิ่งแวดล้อม ในตอนที่ท่านยังมีชีวิตอยู่มีหน่วยงานราชการหลายหน่วยงานทั่วประเทศติดต่อเข้ามาเพื่อเรียนรู้เและดูงานที่ไร่อธิศพัฒน์ ทำให้โรงแรมของฉันได้รับอานิสงค์ไปด้วยเพราะหน่วยงานราชการที่มาดูงานจากต่างจังหวัดจะเลือกพักที่โรงแรมของฉัน และเนื่องจากหน่วยงานราชการที่เดินทางมาต้องทำเรื่องเบิกจ่ายงบประมาณกับส่วนกลางเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในโครงการ ทางโรงแรมจึงได้รับการติดต่อเข้ามาเพื่อให้จัดเตรียมเอกสารสำหรับแนบเรื่องไปทำเรื่องเบิกจ่ายเงินงบประมาณในส่วนของค่าที่พักด้วยด้วย ซึ่งเอกสารที่ทางหน่วยงานราชการขอก็จะได้แก่ สำเนาใบอนุญาตโรงแรม บัตรประจำตัวประชาชนผู้จัดการ ใบเสร็จรับเงิน และ Folio
พอได้ยินคำว่า Folio ฉันถึงกับงงเป็นไก่ตาแตกไปเลย เพราะก่อนหน้าที่จะมาทำธุรกิจโรงแรมก็เป็นลูกจ้างบริษัทเอกชนมาตลอดเลยไม่เคยได้ยินหรือรู้จักกับเอกสารสำคัญที่ว่านี้ แต่ถ้าท่านไหนที่เคยทำงานอยู่ในหน่วยงานราชการมาก่อนก็คงจะเคยเห็นเป็นเรื่องปกติ
เมื่อไม่รู้ฉันจึงต้องรีบหาข้อมูลจาก Google เพื่อจะได้เอาข้อมูลที่ค้นคว้ามาจัดเตรียมเอกสารไว้บริการลูกค้า ซึ่งคาดว่าในอนาคตจะมีลูกค้าที่เป็นหน่วยงานราชการมาใช้บริการบ่อยขึ้น และจากการหาข้อมูลใน Google จึงได้รู้จักกับ Folio ฉันจึงอยากนำข้อมูลเรื่อง Folio มาแบ่งปันสำหรับท่านที่เป็นเจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก แต่ไม่เคยผ่านงานในระบบราชการมาก่อนเหมือนฉันได้เรียนรู้เอาไว้
สำหรับธุรกิจโรงแรมนั้น ปัจจัยสำคัญที่สุดที่จะทำให้ธุรกิจโรงแรมอยู่รอดก็คือปริมาณลูกค้าที่เข้าพักค่ะ ส่วนลูกค้าก็มีมากมายหลากหลายกลุ่มและหลากหลายประเภท และกลุ่มลูกค้าข้าราชการในประเทศนั้นก็มีเป็นจำนวนมากค่ะที่โรงแรมแต่ละแห่งควรจับให้อยู่หมัด เพราะในส่วนราชการนั้นมักจะมีกิจกรรมหลายอย่างและหลายครั้งในแต่ละภาคส่วนและแต่ละพื้นที่ด้วยค่ะ ซึ่งโรงแรมบางแห่งนั้นแทบจะจับกลุ่มลูกค้าข้าราชการเป็นกลุ่มเป้าหมายหลักไปเลยก็มี
แต่ถ้ากล่าวถึงหน่วยงานราชการแล้ว หลายท่านคงจะเบื่อหน่ายและเอือมระอากับการจัดทำเอกสารนั่นโน่นนี่ เพราะกว่าจะเบิกเงินงบประมาณได้นั้นก็มีรายละเอียดและขั้นตอนหลายอย่างกว่าหน่วยงานเอกชนค่ะ ดังนั้น เพื่อแบ่งปันความรู้ฉันจึงได้นำขั้นตอนการจัดเตรียมหลักฐานการเบิกจ่ายที่จะต้องเตรียมสำหรับกลุ่มลูกค้าที่เป็นหน่วยงานราชการมาแบ่งปันค่ะ
หลักฐานประกอบการเบิกจ่ายที่โรงแรมต้องจัดเตรียมสำหรับลูกค้ากลุ่มราชการ
1. สำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม
2. สำเนาบัตรประชาชนของเจ้าของโรงแรม (เป็นบุคคลที่มีชื่ออยู่ในใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม)
3. ใบเสร็จรับเงินของโรงแรมหรือที่พักแรม
4. Folio คือ ใบแจ้งรายการของโรงแรม หมายความว่า ใบแสดงรายการและจำนวนเงินค่าใช้จ่ายที่ผู้เช่าห้องพักในโรงแรมได้ใช้บริการของโรงแรมตลอดระยะเวลาที่เช่าห้องพักตามลำดับรายการและวันที่ใช้บริการ ซึ่งโรงแรมแจ้งให้ผู้เช่าห้องพักตรวจสอบและรับทราบ เพื่อขอเรียกเก็บเงินตามจำนวนเงินที่แจ้ง
(ข้อมูลจาก ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วย การเบิกจ่ายเบี้ยเลี้ยงเดินทาง และ ค่าเช่าที่พัก ในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2534 และ ฉบับแก้ไข)
ใบเสร็จรับเงินและหลักฐานประกอบ จะต้องมีรายการดังต่อไปนี้
- ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้รับเงิน
- วัน เดือน ปี ที่รับเงิน
- ระบุรายละเอียดการเข้าพัก ได้แก่ วันที่เข้า-ออก อัตราต่อห้อง/วัน จำนวนห้อง รายชื่อผู้เข้าพัก
- จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
- ลายมือชื่อของผู้รับเงิน
ตัวอย่าง Folio
หวังว่าเรื่องของ Folio จะเป็นประโยชน์กับท่านเจ้าของธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็กกันบ้างนะคะ เมื่อมีกลุ่มลูกค้าที่เป็นข้าราชการและหน่วยงานราชการมาใช้บริการเราจะได้เตรียมเอกสารไว้บริการลูกค้าได้อย่างถูกต้องเพื่อความสะดวกในการเบิกจ่ายและให้บริการที่ดีกับลูกค้าค่ะ
“ 2 สิ่งที่จะทำให้เราประสบความสำเร็จ คือความรู้และแรงบันดาลใจ โดยมีเป้าหมายคือความสุข”
ขอให้ทุกท่านจงสร้างธุรกิจโรงแรมที่ดี มีคุณภาพเพื่อช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์การท่องเที่ยวให้กับประเทศไทยของเรา
หากคุณได้รับประโยชน์จากบทความนี้ ฝากกดไลค์ กดแชร์ และบอกต่อด้วยนะคะ
มาร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับหลักสูตร เจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก ใคร ๆ ก็เป็นได้
คอร์สอบรมที่ช่วยให้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมได้ ภายใน 2 วัน
หนังสือที่คนอยากทำธุรกิจโรงแรมต้องอ่าน!!!
 |
 |
 |
 |
มาเป็นเพื่อนกับเราทางไลน์!!!
ถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารและบทความดีๆ
