ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นทำบัญชีโรงแรมขนาดเล็ก คุณจะต้องทำความเข้าใจกับระบบบัญชีและการเงินของโรงแรมขนาดเล็กก่อนค่ะ
เนื่องจากมีหลายท่านสอบถามกันเข้ามามากเรื่องของบัญชีโรงแรมขนาดเล็ก ด้วยจิตวิญญาณของความเชื่อที่ว่าการแบ่งปันความรู้คือพลังที่ยิ่งใหญ่ ฉันจึงได้ไปค้นคว้าตำราเรียนที่เกี่ยวกับการจัดทำบัญชีโรงแรมและคิดหาวิธีการถ่ายทอดความรู้ให้กับคุณผู้อ่านที่ไม่เคยเรียนบัญชีและการเงินมาก่อนเข้าใจได้ง่ายที่สุด ฉันจึงได้รวบรวมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับบัญชีโรงแรมและสรุปแยกย่อยออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้คุณผู้อ่านที่อยากศึกษาเรื่องบัญชีโรงแรมอ่านแล้วเข้าใจง่ายและนำไปปฏิบัติได้จริง ๆ เพื่อไม่เป็นการเสียเวลาเรามาเข้าสู่เนื้อหาของบัญชีโรงแรมตอนที่ 1 กันเลยค่ะ
แสดงเนื้อหาเพิ่ม คลิกที่นี่
ระบบบัญชีและการเงินของโรงแรมขนาดเล็ก
ก่อนที่คุณจะเข้าใจระบบบัญขีและการเงินของโรงแรมขนาดเล็ก คุณต้องทำความเข้าใจลักษณะและธรรมชาติของธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กก่อนค่ะ
ลักษณะเฉพาะทางกายภาพของโรงแรมขนาดเล็ก
ก่อนนี้มีการให้นิยามของธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก (Small Hotel) หมายถึง เป็นโรงแรมขนาดเล็กจริง ๆ มีห้องพักน้อยมี มีเจ้าของเพียงคนเดียว แต่ในปัจจุบันนี้ Small Hotel หรือประเทศไทยนิยามว่า “โรงแรมขนาดย่อม” มีจำนวนมากกว่าโรงแรมขนาดกลางและขนาดใหญ่ นิยมบริหารงานในรูปของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือเป็นหน่วยธุรกิจหน่วยหนึ่งในองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ เช่น เป็นสาขาของเครือข่ายโรงแรม (Hotel Chain) แต่สำหรับในประเทศไทยใช้เกณฑ์จัดกลุ่มวิสาหกิจโดยดูจาก 2 ปัจจัยเป็นหลัก คือ จำนวนแรงงานและสิทนทรัพย์ถาวร
เมื่อกล่าวถึงโรงแรมขนาดย่อมตามความหมายของสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.) กำหนดว่าธุรกิจโรงแรงแรมขนาดย่อมจะมีการจ้างแรงงานไม่เกิน 50 คน และมีสินทรัพย์ถาวรไม่เกิน 50 ล้านบาท โดยให้ยึดถือข้างน้อยเป็นเกณฑ์หลัก เช่น ถ้าโรงแรมของคุณมีพนักงาน 30 คน แต่มีสินทรัพย์ถาวรมูลค่า 80 ล้านบา โรงแรมนี้ก็จัดอยู่ในประเภทวิสาหกิจขนาดย่อมหรือเรียกว่าโรงแรมขนาดย่อม
ในอดีตนิยมใช้จำนวนห้องพักเกณฑ์ โดยกำหนดว่าโรงแรมที่มีจำนวนห้องพักไม่เกิน 200 ห้อง จัดเป็นโรงแรมขนาดย่อม โรงแรมที่มีห้องพักจำนวน 200 – 400 ห้อง จัดเป็นโรงแรมขนาดกลางและโรงแรมที่มีจำนวนห้องมากกว่า 400 ห้อง จัดเป็นโรงแรมขนาดใหญ่ แต่การจัดประเภทโรงแรมทำนองนี้ทำให้เกิดปัญหาเพราะไม่ได้คำนึงถึงทรัพย์สินและบริการของโรงแรมแต่ประการใด จึงอาจทำให้เกิดภาพลวงตาได้ เช่น โรงแรมจำนวน 300 ห้องจัดเป็นโรงแรมขนาดกลาง อาจมีบริการที่ต่ำกว่าโรงแรมจำนวน 50 ห้อง ซึ่งเป็นโรงแรมขนาดเล็ก เกณฑ์การจัดประเภทโรงแรมแบบนี้ทำให้สรุปได้ว่า จำนวนห้องพักมากหรือน้อยไม่ได้สะท้อนการบริการของโรงแรมอย่างตรงไปตรงมา
โรงแรมขนาดย่อมตามความหมายของ สสว. ให้รวมที่พักประเภท บูทีคโฮเท็ล โฮสเท็ล โฮมสเตย์ เกสเฮาส์ โรงแรม B&B และอพาร์ทเม้นท์เหล่านี้ด้วย
(ในบทความของฉันบน WWW.A-LISA.NET ขอใช้คำว่า โรงแรมขนาดเล็ก แทนคำว่า โรงแรมขนาดย่อย)
ลักษณะบัญชีและการเงินของโรงแรมขนาดเล็ก
ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจโรงแรมหรือกิจการใดย่อมต้องมีระบบบัญชีและการเงินเป็นของตนเอง ซึ่งเรื่องการเงินเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาแหล่งเงินทุนเพื่อเริ่มกิจการและเมื่อดำเนินกิจการแล้วต้องควบคุม รายรับ-รายจ่าย ส่วนระบบบัญชีเป็นการบันทึกธุรกรรมการใช้จ่ายและจัดทำสถานภาพทางการเงินของธุรกิจโรงแรม
ลักษณะเฉพาะทางบัญชีและการเงินของโรงแรมขนาดเล็ก แบ่งออกได้ดังนี้
1.ขนาดของโรงแรม คือจำนวนห้องพักและเงินลงทุนไม่สามารถระบุความสัมพันธ์ที่ตรงไปตรงมาได้ เช่น โรงแรมประเภทรีสอร์ทที่มีจำนวนห้องพัก 20 ห้อง แต่อาจมีพื้นที่อำนวยความสะดวกและการออกแบบตกแต่งภายในที่มีมูลค่าสูงกว่าโรงแรมประเภท B&B ที่มีขนาด 70 ห้อง เป็นต้น
2. สัดส่วนการลงทุน หมายถึง สัดส่วนระหว่างสินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์หมุนเวียนที่มีมูลค่าสูง มีผลกระทบต่อการหักค่าเสื่อมที่เป็นต้นทุนคงที่ของโรงแรม ดังนั้นธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กจึงต้องมีความรอบคอบรัดกุมในการจัดทำระบบบัญชีและการเงิน
3. ความสัมพันธ์ระหว่างส่วนของเจ้าของ (Equity) และหนี้สิน (Liability) ที่เรียกว่า Capital Gearing โรงแรมขนาดเล็กโดยส่วนใหญ่แล้วเจ้าของทรัพย์สินและเงินลงทุนมักจะเป็นของเจ้าของโรงแรมอย่างแท้จริง แตกต่างจากโรงแรมขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ส่วนทุนอาจกระจายไปยังบรรดาผู้ถือหุ้นจำนวนมาก
4. ระบบบัญชีและการเงินของโรงแรมขนาดเล็กจะมีลักษณะควบรวม (Condensed) เนื่องจากเป็นธุรกิจขนาดเล็กจึงพยายามรวมหน้าที่หรือหลายภารกิจไว้ที่พนักงานคนเดียวทำ เช่น พนักงานบัญชีอาจทำหน้าที่การเงินด้วย
5. ระบบการบันทึกบัญชีของโรงแรมขนาดเล็กเป็นระบบบันทึกที่มีพื้นฐานไม่ซับซ้อน ประกอบด้วย
- บันทึกรายรับ – จ่าย (Receipts and Payments Books) ของธุรกิจโรงแรมที่เกี่ยวกับเงินสด แต่ธุรกรรมที่ไม่เกี่ยวกับเงินสดให้บันทึกไว้ต่างหาก (โดยส่วนใหญ่แล้วธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กดำเนินการในรูปเงินสด มักไม่มีบันทึกการค้างรับ-ค้างจ่ายที่ใช้เวลายาวนาน ทำให้ระบบบัญชีไม่ซับซ้อนเหมือนโรงแรมขนาดกลางและขนาดใหญ่)
- บัญชีผู้เข้าพัก (Visitor’s Tabular Ledger) ผู้เข้าพักแต่ละรายที่ใช้บริการอาหารและเครื่องดื่มจะบันทึกแยกจากรายการเข้าพัก
- บันทึกค่าจ้าง (Wages Books) เป็นบันทึกค่าตอบแทนพนักงานทุกคนตลอดจนค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน เช่น ค่าเครื่องแบบ ค่าอาหาร ค่าประกันสังคม เป็นต้น
ความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก (Profitability)
เจ้าของโรงแรมจะพิจารณาความสามารถทำกำไรในภาพรวม เช่น โรงแรมมีรายได้เดือนละ 500,000 บาท เจ้าของโรงแรมก็ควรรู้ว่าในรายได้ 500,000 บาทนี้เป็นรายได้จากสัดส่วนห้องพักเท่าใด และสัดส่วนจากร้านอาหารเท่าใด หรือเป็นรายได้จากแหล่งอื่นๆ
รายรับและรายจ่ายของโรงแรมขนาดย่อม
รายรับหลักของโรงแรมขนาดเล็ก ประกอบด้วย
- รายรับจากการให้บริการห้องพัก
- รายรับจากการให้บริการอาหารและเครื่องดื่มของแขก
- รายได้อื่น ๆ เช่น ค่าซักรีด มินิบาร์ ค่าเช่าสถานที่ ค่าเช่ารถรับ-ส่ง เป็นต้น
รายจ่ายของโรงแรมขนาดเล็ก ประกอบด้วย
- รายจ่ายค่าตอบแทนพนักงานและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น เงินเดือน ค่าเครื่องแบบ ค่าอาหาร ค่าประกันสังคม เป็นต้น
- รายจ่ายในการดำเนินงาน หมายถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของโรงแรม เช่น ค่าขนส่ง(รับ-ส่งแขก) ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อวัตถุดิบอาหารและครื่องดื่ม ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับห้องพัก เช่น สิ่งอำนวยความสะดวกในห้องพัก (Amenity เช่น สบู่ ยาสระผม หรืออื่น ๆ นอกจากนี้) ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการโฆษณาประชาสัมพันธ์ ค่าจัดทำเว็บไซต์ เป็นต้น
วงจรระบบบัญชีและการเงินของธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก
สามารถเขียนความสัมพันธ์วงจรระบบบัญชีและการเงินของธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก ได้ดังนี้
จากภาพวงจรความสัมพันธ์ สามารถอธิบายได้ว่า ถ้าคุณกำลังวางแผนจะเปิดธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก คุณต้องเริ่มต้นจากการหาแหล่งเงินทุน
เมื่อเปิดกิจการโรงแรมแล้ว ต้องมีการบันทึกเอกสารทางด้านรายรับและรายจ่ายที่จะถูกรวบรวมโดยพนักงานแล้วนำมาบันทึกบัญชีตามห้วงเวลา คืออาจบันทึกบัญชีเป็นแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน จากนั้นทำการแยกประเภทบัญชีโดยการบันทึกแยกประเภทเป็น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ สินค้าคงคลัง เงินค่าตอบแทน การบันทึกแยกประเภทนี้ได้มาจากบันทึกรายรับและรายจ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นเมื่อได้ทำการแยกประเภทแล้ว
จากนั้นก็นำบันทึกบัญชีแยกประเภทไปจัดทำงบการเงิน ซึ่งเป็นงบแสดงสถานะทางการเงินของโรงแรม เพื่อให้ทราบฐานะของสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนที่เหลือจะบันทึกเป็นกำไรหรือขาดทุน เพื่อเป็นข้อมูลให้เจ้าของโรงแรมใช้ตัดสินใจในการทำธุรกิจต่อไป
จากบงการเงินนี้ จะมีการวิเคราะห์ทางการเงินโดยการหาสัดส่วนของตัวแปรต่าง ๆ ที่ปรากฎในงบการเงินเพื่อให้ทราบว่า สถานะของธุรกิจโรงแรมจะอยู่รอดหรือไม่อย่างไร และใช้ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานในการเฝ้าระวังและควบคุมทางการเงินต่อไป
และนี่คือปฐมบทของการเริ่มต้นจัดทำบัญชีโรงแรมขนาดเล็กค่ะ ในบทต่อไปเราจะเข้าสู่เนื้อหาการจัดทำบัญชีของโรงแรมขนาดเล็กในขั้นตอนต่อไปค่ะ ซึ่งจะค่อย ๆ เข้มข้นขึ้น ฉันหวังว่าเนื้อหาในบทความนี้จะช่วงทำให้คุณเข้าใจและมีความรู้พื้นฐานเรื่องการจัดทำบัญชีโรงแรมเบื้องต้นนะคะ
“ 2 สิ่งที่จะทำให้เราประสบความสำเร็จ คือความรู้และแรงบันดาลใจ โดยมีเป้าหมายคือความสุข”
ขอให้ทุกท่านจงสร้างธุรกิจโรงแรมที่ดี มีคุณภาพเพื่อช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์การท่องเที่ยวให้กับประเทศไทยของเรา
หากคุณได้รับประโยชน์จากบทความนี้ ฝากกดไลค์ กดแชร์ และบอกต่อด้วยนะคะ
มาร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับหลักสูตร เจ้าของโรงแรม-รีสอร์ทขนาดเล็ก ใคร ๆ ก็เป็นได้
คอร์สอบรมที่ช่วยให้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจโรงแรมได้ ภายใน 2 วัน
หนังสือที่คนอยากทำธุรกิจโรงแรมต้องอ่าน!!!
 |
 |
 |
 |
มาเป็นเพื่อนกับเราทางไลน์!!!
ถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารและบทความดีๆ
